डुकैनमैटिक बिजनेस गाइड
ग्राहक रिटर्न: रिफंड और स्टॉक रिकॉर्ड को समझौते में रखें
एक लौटाया गया आइटम रिफंड से अधिक बनाता है। यह ग्राहक के शेष, उपलब्ध स्टॉक और बिक्री की व्याख्या करने के लिए उपयोग किए गए रिकॉर्ड को बदल सकता है। जब इन परिवर्तनों को एक सामान्य संदर्भ के बिना अलग से नियंत्रित किया जाता है, तो पैसा सही हो सकता है जबकि स्टॉक गलत रहता है।
पहले मूल बिक्री का पता लगाएं
चालान या अन्य विश्वसनीय संदर्भ के लिए पूछें और वास्तव में बेची गई वस्तु, मात्रा और कीमत की पुष्टि करें। जांचें कि क्या मात्रा का कुछ हिस्सा पहले ही वापस कर दिया गया है। रिटर्न में मूल लेनदेन और आपकी लागू रिटर्न नीति प्रतिबिंबित होनी चाहिए। यदि मूल बिक्री का पता नहीं लगाया जा सकता है, तो असंबंधित बिक्री रद्दीकरण दर्ज करने के बजाय मामले को किसी अधिकृत व्यक्ति के पास भेज दें।
तय करें कि माल का क्या हुआ
बिक्री योग्य स्टॉक बढ़ाने से पहले वस्तु का निरीक्षण करें। एक सीलबंद उत्पाद जिसे दोबारा बेचा जा सकता है, वह आपूर्तिकर्ता की समीक्षा की प्रतीक्षा कर रहे क्षतिग्रस्त उत्पाद से अलग है। स्थिति और इच्छित उपचार को रिकॉर्ड करें। निर्णय लंबित रहने तक लौटाए गए सामान को भौतिक रूप से अलग रखें ताकि कोई अन्य स्टाफ सदस्य गलती से उन्हें न बेच दे। केवल धनवापसी अनुमोदन यह स्थापित नहीं करता है कि उत्पाद शेल्फ पर वापस जाने के लिए तैयार है।
रिफंड को क्रेडिट बैलेंस से अलग करें
एक ग्राहक पर विचार करें जिसने ₹500 प्रत्येक पर तीन इकाइयाँ खरीदीं और पूरे ₹1,500 का भुगतान किया। एक पात्र इकाई को लौटाने पर सहमत शर्तों के तहत ₹500 का रिफंड मिल सकता है। यदि मूल चालान का भुगतान नहीं किया गया था, तो वही रिटर्न ग्राहक के बकाया को कम कर सकता है। इस सरलीकृत उदाहरण में कर और छूट शामिल नहीं हैं; वास्तविक लेनदेन के लिए मूल दस्तावेज़ की रकम और लागू समायोजन का उपयोग करें।
जुड़े हुए आंदोलनों को एक साथ रिकॉर्ड करें
DukaanMatic में समर्थित बिक्री रिटर्न या क्रेडिट वर्कफ़्लो का उपयोग करें और मूल चालान संदर्भ बनाए रखें। परिणामी ग्राहक खाता बही, स्टॉक मूवमेंट और रिफंड प्रविष्टि की समीक्षा करें। रिटर्न वर्कफ़्लो के माध्यम से रिफंड और अतिरिक्त स्टैंडअलोन भुगतान दोनों दर्ज करने से बचें, जब तक कि वर्कफ़्लो को उस अलग चरण की आवश्यकता न हो। रिपोर्ट में इसका प्रभाव दिखने से पहले जांच लें कि रिटर्न सहेजा गया है या पोस्ट किया गया है।
आदान-प्रदान को स्पष्ट अनुक्रम के रूप में संभालें
एक एक्सचेंज में अक्सर रिटर्न और नई बिक्री होती है। यदि प्रतिस्थापन की लागत अधिक है, तो एकत्र की गई अतिरिक्त राशि रिकॉर्ड करें; यदि इसकी लागत कम है, तो सहमत नीति के अनुसार शेष क्रेडिट या रिफंड संभालें। दोनों दस्तावेज़ संदर्भ एक साथ रखें. दिन के अंत में, स्वीकृत रिटर्न दस्तावेजों के साथ रिफंड की तुलना करें और अभी भी निरीक्षण की प्रतीक्षा कर रहे किसी भी सामान की समीक्षा करें। इस परिचालन चेकलिस्ट को कर नियम के रूप में मानने के बजाय अपने अकाउंटेंट से अपने विशेष लेनदेन के लिए आवश्यक कर दस्तावेज़ उपचार की पुष्टि करने के लिए कहें।