દુકાનમેટિક વ્યવસાય માર્ગદર્શિકાઓ
તમારી દુકાનનો દિવસ કેવી રીતે બંધ કરવો: રોકડ, UPI અને ક્રેડિટ વેચાણ
દુકાન બંધ છે, છેલ્લો ગ્રાહક ગયો છે અને રોકડ ડ્રોઅર કુલ વેચાણ સાથે મેળ ખાતું નથી. તેનો અર્થ એ નથી કે પૈસા ખૂટે છે. ડ્રોઅરમાં ઉપલબ્ધ વેચાણ, સંગ્રહ અને નાણાં ત્રણ અલગ અલગ આંકડા છે. કોઈ પણ એન્ટ્રીને સમાયોજિત કરવાનું શરૂ કરે તે પહેલાં ઉપયોગી ક્લોઝિંગ રૂટિન તેમને અલગ કરે છે.
શરૂઆતના રોકડથી શરૂઆત કરો, વેચાણની કુલ રકમથી નહીં
શિફ્ટની શરૂઆતમાં ડ્રોઅરમાં ખરેખર કેશ ફ્લોટ લખો. પછી રોકડ વેચાણ, અગાઉના ક્રેડિટ ઇન્વૉઇસ સામે કલેક્શન, રોકડ ખર્ચ, રોકડ રિફંડ અને બેંકમાં લેવાયેલી થાપણો ઓળખો. ધિરાણના વેચાણથી ગ્રાહકનું દેવું વધે છે; તે ડ્રોઅરમાં પૈસા મૂકતું નથી. ગઈ કાલના ગ્રાહક પાસેથી એક સંગ્રહ ડ્રોઅરમાં પૈસા મૂકે છે, ભલે તે આજે નવું વેચાણ નથી.
એક સંપૂર્ણ ઉદાહરણ દ્વારા કાર્ય કરો
ધારો કે ઓપનિંગ ફ્લોટ ₹2,000 છે. આજનું રોકડ વેચાણ ₹8,400 છે અને ગ્રાહકો ₹1,600ની જૂની લેણાં રોકડમાં પતાવટ કરે છે. તમે ડિલિવરી માટે ₹700 ચૂકવો, ₹300 રિફંડ કરો અને ₹5,000 બેન્કમાં ખસેડો. અપેક્ષિત બંધ રોકડ ₹2,000 + ₹8,400 + ₹1,600 − ₹700 − ₹300 − ₹5,000 = ₹6,000 છે. ડ્રોઅરને અલગથી ગણો. આ ઉદાહરણ ટેક્સ ટ્રીટમેન્ટની અવગણના કરે છે કારણ કે તે રોકડ મૂવમેન્ટ ચેક છે, નફાની ગણતરી નથી.
પુરાવા સામે UPI રસીદો તપાસો
UPI ને રોકડ થી અલગ રાખો. દરેક રેકોર્ડ કરેલી ડિજિટલ રસીદને પ્રદાતાના વ્યવહારના રેકોર્ડમાં રકમ, તારીખ અને ચુકવણી સંદર્ભ સાથે મેચ કરો. ગ્રાહકનો ચુકવણીનો સ્ક્રીનશૉટ એ પ્રારંભિક બિંદુ છે, તમારો સેટલમેન્ટ રેકોર્ડ નથી. બાકી રસીદો, નિષ્ફળ ચુકવણીઓ અને બીજા દિવસે બેંક સેટલમેન્ટ પર અલગ ધ્યાન આપવાની જરૂર છે. જ્યારે પ્રદાતા ફી કાપે છે, ત્યારે બેંકની કુલ રકમ મેચ કરવા વેચાણની રકમ બદલવાને બદલે તફાવત રેકોર્ડ કરો અને સમજાવો.
જ્યારે પાળી તાજી હોય ત્યારે તફાવતની તપાસ કરો
જો ડ્રોઅરમાં ₹6,000ને બદલે ₹5,800 હોય, તો ₹200ની અછતની નોંધ કરો અને સંભવિત કારણો તપાસો: વાઉચર વિનાનો ખર્ચ, બે વાર રિફંડ દાખલ કરવામાં આવ્યું, UPI તરીકે ચિહ્નિત થયેલ રોકડ રસીદ અથવા ખોટો ઓપનિંગ ફ્લોટ. દસ્તાવેજો જુઓ અને સામેલ સ્ટાફ સભ્ય સાથે વાત કરો. માત્ર તફાવત દૂર કરવા માટે કાલ્પનિક વેચાણ બનાવશો નહીં અથવા વાસ્તવિક રસીદ કાઢી નાખશો નહીં. કોઈપણ વણઉકેલાયેલી આઇટમ માટે સમજૂતી અને માલિક છોડો.
પુનરાવર્તિત ERP બંધ કરવાની આદત બનાવો
DukaanMatic માં, દિવસના વેચાણ, રસીદો, વળતર અને રોકડ-સંબંધિત એન્ટ્રીઓની એકસાથે સમીક્ષા કરો. પેમેન્ટ મોડને સુસંગત રાખો જેથી રિપોર્ટનો અર્થ આવતીકાલે તે જ થાય જે તે આજે કરે છે. સંમત થાઓ કે કોણ એન્ટ્રીઓ તપાસે છે, કોણ રોકડ ગણે છે અને કોણ સુધારાને મંજૂરી આપે છે. ટૂંકા હેન્ડઓવર સાથે સમાપ્ત કરો: રોકડ બંધ, બાકી ડિજિટલ રસીદો, અવેતન ગ્રાહક ઇન્વૉઇસેસ અને વણઉકેલાયેલા તફાવતો. તારીખ સાથે સપોર્ટિંગ રેકોર્ડ્સ સાચવો જેથી આગામી વ્યક્તિ આખી શિફ્ટનું પુનર્નિર્માણ કર્યા વિના શું થયું તે અનુસરી શકે.