ദുക്കൻമാറ്റിക് ബിസിനസ്സ് ഗൈഡുകൾ
സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റുകളിൽ നിന്ന് ERP-യിലേക്ക് നീങ്ങുന്നു: ഓപ്പണിംഗ് റെക്കോർഡുകൾ ശരിയാക്കുക
മറ്റൊരാൾക്ക് ഉൽപ്പന്നത്തിൻ്റെ പേര് ടൈപ്പുചെയ്യാൻ കഴിയാത്തതിനാൽ സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റ്-ടു-ഇആർപി നീക്കം അപൂർവ്വമായി പരാജയപ്പെടുന്നു. വ്യത്യസ്ത ഷീറ്റുകൾ ഒരേ ഉപഭോക്താവിനെക്കുറിച്ച് വിയോജിക്കുമ്പോഴോ ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്ക് വ്യത്യസ്ത തീയതികളിൽ കണക്കാക്കുമ്പോഴോ പഴയ ഇൻവോയ്‌സുകൾ പുതിയവയുമായി കലർത്തുമ്പോഴോ ഇത് ബുദ്ധിമുട്ടാണ്. വ്യക്തമായ ആരംഭ അതിർത്തി ആ ആശയക്കുഴപ്പത്തെ തടയുന്നു.
എല്ലാവർക്കും മനസ്സിലാകുന്ന ഒരു കട്ട്-ഓഫ് തീയതി തിരഞ്ഞെടുക്കുക
ERP-യിൽ പുതിയ ബിസിനസ്സ് ഇടപാടുകൾ നൽകേണ്ട തീയതിയും സമയവും തിരഞ്ഞെടുക്കുക. വൈകി വരുന്ന വിതരണ ബില്ലുകളും പഴയ ഉപഭോക്തൃ രസീതുകളും എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യണമെന്ന് തീരുമാനിക്കുക. റഫറൻസിനായി ലഭ്യമായ മുൻ രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കുക. ഒരു കട്ട്-ഓഫ് ഇല്ലാതെ, ഒരാൾക്ക് ഇന്നലത്തെ വിൽപ്പനയിൽ ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസായി നൽകാം, മറ്റൊരാൾ പുതിയ ഇൻവോയ്സുകളായി അതേ വിൽപ്പനയിൽ വീണ്ടും പ്രവേശിക്കുന്നു.
ആദ്യം മാസ്റ്റർ റെക്കോർഡുകൾ വൃത്തിയാക്കുക
ഓരോ ഉപഭോക്താവിനും വിതരണക്കാരനും ഇനത്തിനും ഒരു സ്ഥിരമായ ഐഡൻ്റിറ്റി സൃഷ്ടിക്കുക. ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് പേരുകൾ, ഫോൺ നമ്പറുകൾ, ബാധകമായ GST വിശദാംശങ്ങൾ, യൂണിറ്റുകൾ, ഉൽപ്പന്ന വകഭേദങ്ങൾ എന്നിവ അവലോകനം ചെയ്യുക. രണ്ട് ഉപഭോക്താക്കൾ ഒരു പേര് പങ്കിട്ടതുകൊണ്ട് മാത്രം അവരെ ലയിപ്പിക്കരുത്. സ്റ്റോക്കിനായി, ഒരു കഷണം, പായ്ക്ക്, കാർട്ടൺ എന്നിവ തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം സ്പഷ്ടമാക്കുക. ഓരോ പഴയ വരിയും എന്താണ് പ്രതിനിധീകരിക്കുന്നതെന്ന് മനസ്സിലാക്കാതെ ഇറക്കുമതി ചെയ്യുന്നതിനേക്കാൾ ചെറുതും ചെക്ക് ചെയ്തതുമായ ഇനങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ് കൂടുതൽ ഉപയോഗപ്രദമാണ്.
പിന്തുണയ്ക്കുന്ന വിശദാംശങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കുക
ഒരു ഓപ്പണിംഗ് കസ്റ്റമർ ബാലൻസ് കണക്കാക്കാൻ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഇൻവോയ്‌സുകളോ അനുരഞ്ജനമോ പിന്തുണയ്‌ക്കേണ്ടതാണ്. വിതരണക്കാർക്കും ഇത് ചെയ്യുക. സമ്മതിച്ച കട്ട്-ഓഫ്, റെക്കോർഡ് അളവുകൾ, യൂണിറ്റുകൾ, നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടൻ്റ് അവലോകനം ചെയ്ത മൂല്യനിർണ്ണയ അടിസ്ഥാനം എന്നിവയിൽ ഇൻവെൻ്ററി എണ്ണുക. ഫിസിക്കൽ കൗണ്ട് നേരത്തെ പൂർത്തിയാക്കിയാൽ, കാലഹരണപ്പെട്ട അളവ് നിശബ്ദമായി ഉപയോഗിക്കുന്നതിന് പകരം എണ്ണത്തിനും ഉദ്ഘാടന തീയതിക്കും ഇടയിലുള്ള ചലനങ്ങൾ കണക്കിലെടുക്കുക.
ഒരു ചെറിയ, പ്രതിനിധി സെറ്റ് പരീക്ഷിക്കുക
ഒരു വലിയ ഫയൽ തയ്യാറാക്കുന്നതിന് മുമ്പ് പിന്തുണയ്ക്കുന്ന DukaanMatic സജ്ജീകരണം അല്ലെങ്കിൽ ഇറക്കുമതി വർക്ക്ഫ്ലോ ഉപയോഗിക്കുക, അതിൻ്റെ നിലവിലെ ആവശ്യകതകൾ പരിശോധിക്കുക. കുറച്ച് ഉദാഹരണങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് ആരംഭിക്കുക: പണമടയ്ക്കാത്ത ബാലൻസ് ഉള്ള ഒരു ഉപഭോക്താവ്, ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട യൂണിറ്റിൽ വിൽക്കുന്ന ഒരു ഇനം, അഡ്വാൻസും ഒരു സാധാരണ വിൽപ്പനയും ഉള്ള ഒരു വിതരണക്കാരൻ. തത്ഫലമായുണ്ടാകുന്ന ലെഡ്ജറുകളും ഇൻവെൻ്ററിയും നിങ്ങൾ പ്രതീക്ഷിച്ച കണക്കുകളുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നുണ്ടോയെന്ന് പരിശോധിക്കുക. എല്ലാ സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റ് ഫോർമാറ്റും മാറ്റമില്ലാതെ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യാൻ കഴിയുമെന്ന് കരുതരുത്.
ടീം ദൈനംദിന ജോലി ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് അനുരഞ്ജനം ചെയ്യുക
ഒരു ലളിതമായ പരിശോധനയ്ക്ക്, ഉപഭോക്താവിൻ്റെ മൂന്ന് ബാലൻസുകൾ ₹2,000, ₹3,500, ₹1,000 എന്നിങ്ങനെയാണെന്ന് കരുതുക. നിങ്ങളുടെ തയ്യാറെടുപ്പ് ഷീറ്റിലും ഉപഭോക്തൃ ലെഡ്ജർ റിപ്പോർട്ടിലും അവരുടെ ഓപ്പണിംഗ് ടോട്ടൽ ₹6,500 ആയിരിക്കണം. ആകെ പൊരുത്തപ്പെടുന്നുണ്ടെങ്കിൽ, വ്യക്തിഗത അക്കൗണ്ടുകൾ പരിശോധിക്കുക; രണ്ട് പിശകുകൾ പരസ്പരം റദ്ദാക്കാം. ഒരു അംഗീകൃത ഓപ്പണിംഗ് സംഗ്രഹം സംരക്ഷിക്കുക, യഥാർത്ഥ ഫയലുകൾ നിലനിർത്തുക, ആദ്യ ആഴ്‌ചയിലെ എൻട്രികൾ അവലോകനം ചെയ്യാൻ ആരെയെങ്കിലും ചുമതലപ്പെടുത്തുക. അനിശ്ചിതത്വമുള്ള ഓപ്പണിംഗ് പൊസിഷനിൽ നിർമ്മിച്ച മാസങ്ങളുടെ ജോലി ശരിയാക്കുന്നതിനേക്കാൾ ഒരു ചെറിയ കാലയളവ് ക്ലോസ് ചെക്കിംഗ് എളുപ്പമാണ്.