डुकैनमैटिक बिजनेस गाइड
स्प्रेडशीट से ईआरपी की ओर बढ़ना: शुरुआती रिकॉर्ड सही से प्राप्त करें
स्प्रेडशीट-टू-ईआरपी कदम शायद ही कभी विफल होता है क्योंकि कोई व्यक्ति उत्पाद का नाम टाइप नहीं कर पाता है। यह मुश्किल हो जाता है जब अलग-अलग शीट एक ही ग्राहक के बारे में असहमत हों, शुरुआती स्टॉक की गिनती अलग-अलग तारीखों पर की जाती है, या पुराने चालान को नए के साथ मिलाया जाता है। एक स्पष्ट आरंभिक सीमा उस अधिकांश भ्रम को रोकती है।
ऐसी अंतिम तिथि चुनें जिसे हर कोई समझ सके
वह दिनांक और समय चुनें जिससे नए व्यावसायिक लेनदेन ईआरपी में दर्ज किए जाएंगे। तय करें कि देर से आने वाले आपूर्तिकर्ता बिलों और पुराने ग्राहक रसीदों को कैसे संभाला जाएगा। पिछले रिकॉर्ड को संदर्भ के लिए उपलब्ध रखें। कट-ऑफ के बिना, एक व्यक्ति कल की बिक्री को शुरुआती शेष के रूप में दर्ज कर सकता है जबकि दूसरा उसी बिक्री को नए चालान के रूप में फिर से दर्ज कर सकता है।
पहले मास्टर रिकॉर्ड साफ़ करें
प्रत्येक ग्राहक, आपूर्तिकर्ता और वस्तु के लिए एक सुसंगत पहचान बनाएं। डुप्लिकेट नाम, फ़ोन नंबर, जहां लागू हो वहां जीएसटी विवरण, इकाइयों और उत्पाद प्रकारों की समीक्षा करें। दो ग्राहकों को सिर्फ इसलिए मर्ज न करें क्योंकि उनका एक ही नाम है। स्टॉक के लिए, एक टुकड़े, पैक और कार्टन के बीच अंतर स्पष्ट करें। एक छोटी, जाँची गई आइटम सूची हर पुरानी पंक्ति को यह समझे बिना आयात करने से अधिक उपयोगी है कि वह क्या दर्शाती है।
सहायक विवरण के साथ शेष राशि तैयार करें
प्रारंभिक ग्राहक शेष को इसकी गणना के लिए उपयोग किए जाने वाले चालान या समाधान द्वारा समर्थित किया जाना चाहिए। आपूर्तिकर्ताओं के लिए भी ऐसा ही करें. सहमत कट-ऑफ पर इन्वेंट्री की गणना करें और अपने अकाउंटेंट द्वारा समीक्षा की गई मात्रा, इकाइयों और मूल्यांकन के आधार को रिकॉर्ड करें। यदि भौतिक गिनती पहले पूरी हो गई है, तो चुपचाप पुरानी मात्रा का उपयोग करने के बजाय गिनती और उद्घाटन तिथि के बीच की गतिविधियों का हिसाब रखें।
एक छोटे, प्रतिनिधि सेट का परीक्षण करें
समर्थित DukaanMatic सेटअप का उपयोग करें या वर्कफ़्लो आयात करें और बड़ी फ़ाइल तैयार करने से पहले इसकी वर्तमान आवश्यकताओं की जाँच करें। कुछ उदाहरणों से शुरुआत करें: एक ग्राहक जिसके पास भुगतान नहीं किया गया है, एक विशिष्ट इकाई में बेची गई वस्तु, एक आपूर्तिकर्ता जिसके पास अग्रिम और सामान्य बिक्री है। जांचें कि परिणामी बही-खाता और इन्वेंट्री आपके अपेक्षित आंकड़ों से मेल खाते हैं या नहीं। यह न मानें कि प्रत्येक स्प्रेडशीट प्रारूप को अपरिवर्तित अपलोड किया जा सकता है।
टीम के दैनिक कार्य शुरू करने से पहले सामंजस्य स्थापित करें
सरलीकृत चेक के लिए, मान लीजिए कि ग्राहक की तीन शेष राशियाँ ₹2,000, ₹3,500 और ₹1,000 हैं। आपकी तैयारी शीट और ग्राहक खाता रिपोर्ट दोनों में उनका प्रारंभिक कुल ₹6,500 होना चाहिए। यदि कुल मेल खाता है, तब भी व्यक्तिगत खातों का निरीक्षण करें; दो त्रुटियाँ एक दूसरे को रद्द कर सकती हैं। एक अनुमोदित प्रारंभिक सारांश सहेजें, मूल फ़ाइलें बनाए रखें और पहले सप्ताह की प्रविष्टियों की समीक्षा करने के लिए किसी को नियुक्त करें। अनिश्चित प्रारंभिक स्थिति पर महीनों के काम को ठीक करने की तुलना में छोटी अवधि की बारीकी से जांच करना आसान है।