దుకన్మాటిక్ వ్యాపార మార్గదర్శకాలు
స్ప్రెడ్‌షీట్‌ల నుండి ERPకి తరలించడం: ప్రారంభ రికార్డులను సరిగ్గా పొందండి
ఎవరైనా ఉత్పత్తి పేరును టైప్ చేయలేనందున స్ప్రెడ్‌షీట్-టు-ERP తరలింపు చాలా అరుదుగా విఫలమవుతుంది. ఒకే కస్టమర్ గురించి వేర్వేరు షీట్‌లు ఏకీభవించనప్పుడు, ప్రారంభ స్టాక్‌ని వేర్వేరు తేదీల్లో లెక్కించినప్పుడు లేదా పాత ఇన్‌వాయిస్‌లు కొత్త వాటితో కలిపితే కష్టం అవుతుంది. స్పష్టమైన ప్రారంభ సరిహద్దు ఆ గందరగోళాన్ని చాలా వరకు నిరోధిస్తుంది.
ప్రతి ఒక్కరూ అర్థం చేసుకునే కట్-ఆఫ్ తేదీని ఎంచుకోండి
ERPలో కొత్త వ్యాపార లావాదేవీలు నమోదు చేయబడే తేదీ మరియు సమయాన్ని ఎంచుకోండి. ఆలస్యమైన సరఫరాదారు బిల్లులు మరియు పాత కస్టమర్ రసీదులు ఎలా నిర్వహించబడతాయో నిర్ణయించండి. సూచన కోసం మునుపటి రికార్డులను అందుబాటులో ఉంచండి. కట్-ఆఫ్ లేకుండా, ఒక వ్యక్తి నిన్నటి విక్రయాలను ప్రారంభ నిల్వలుగా నమోదు చేయవచ్చు, మరొకరు అదే విక్రయాలను మళ్లీ కొత్త ఇన్‌వాయిస్‌లుగా నమోదు చేస్తారు.
ముందుగా మాస్టర్ రికార్డులను శుభ్రం చేయండి
ప్రతి కస్టమర్, సరఫరాదారు మరియు వస్తువు కోసం ఒక స్థిరమైన గుర్తింపును సృష్టించండి. డూప్లికేట్ పేర్లు, ఫోన్ నంబర్‌లు, వర్తించే చోట GST వివరాలు, యూనిట్లు మరియు ఉత్పత్తి వేరియంట్‌లను సమీక్షించండి. ఇద్దరు కస్టమర్‌లు పేరును భాగస్వామ్యం చేసినందున వారిని విలీనం చేయవద్దు. స్టాక్ కోసం, ఒక ముక్క, ప్యాక్ మరియు కార్టన్ మధ్య వ్యత్యాసాన్ని స్పష్టంగా చేయండి. ప్రతి పాత అడ్డు వరుస దేనిని సూచిస్తుందో అర్థం చేసుకోకుండా దిగుమతి చేసుకోవడం కంటే చిన్న, తనిఖీ చేయబడిన అంశం జాబితా మరింత ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది.
సహాయక వివరాలతో బ్యాలెన్స్‌లను సిద్ధం చేయండి
ప్రారంభ కస్టమర్ బ్యాలెన్స్‌ని లెక్కించడానికి ఉపయోగించే ఇన్‌వాయిస్‌లు లేదా సయోధ్య ద్వారా మద్దతు ఇవ్వాలి. సరఫరాదారులకు కూడా అదే చేయండి. అంగీకరించిన కట్-ఆఫ్ వద్ద జాబితాను లెక్కించండి మరియు మీ అకౌంటెంట్ సమీక్షించిన పరిమాణాలు, యూనిట్లు మరియు వాల్యుయేషన్ ఆధారంగా రికార్డ్ చేయండి. భౌతిక గణన ముందుగా పూర్తయితే, కాలం చెల్లిన పరిమాణాన్ని నిశ్శబ్దంగా ఉపయోగించకుండా గణన మరియు ప్రారంభ తేదీ మధ్య కదలికలను లెక్కించండి.
చిన్న, ప్రతినిధి సెట్‌ను పరీక్షించండి
మద్దతు ఉన్న DukaanMatic సెటప్ లేదా దిగుమతి వర్క్‌ఫ్లో ఉపయోగించండి మరియు పెద్ద ఫైల్‌ను సిద్ధం చేయడానికి ముందు దాని ప్రస్తుత అవసరాలను తనిఖీ చేయండి. కొన్ని ఉదాహరణలతో ప్రారంభించండి: చెల్లించని బ్యాలెన్స్ ఉన్న కస్టమర్, నిర్దిష్ట యూనిట్‌లో విక్రయించే వస్తువు, ముందస్తుగా మరియు సాధారణ విక్రయంతో సరఫరాదారు. ఫలితంగా వచ్చే లెడ్జర్‌లు మరియు ఇన్వెంటరీ మీరు ఊహించిన గణాంకాలకు సరిపోతాయో లేదో తనిఖీ చేయండి. ప్రతి స్ప్రెడ్‌షీట్ ఆకృతిని మార్చకుండా అప్‌లోడ్ చేయవచ్చని అనుకోకండి.
బృందం రోజువారీ పనిని ప్రారంభించే ముందు రాజీపడండి
సరళీకృత చెక్ కోసం, మూడు కస్టమర్ బ్యాలెన్స్‌లు ₹2,000, ₹3,500 మరియు ₹1,000 అని అనుకుందాం. మీ ప్రిపరేషన్ షీట్ మరియు కస్టమర్ లెడ్జర్ రిపోర్ట్ రెండింటిలోనూ వారి ప్రారంభ మొత్తం ₹6,500 ఉండాలి. మొత్తం సరిపోలితే, ఇప్పటికీ వ్యక్తిగత ఖాతాలను తనిఖీ చేయండి; రెండు లోపాలు ఒకదానికొకటి రద్దు చేయగలవు. ఆమోదించబడిన ప్రారంభ సారాంశాన్ని సేవ్ చేయండి, అసలు ఫైల్‌లను అలాగే ఉంచుకోండి మరియు మొదటి వారంలోని ఎంట్రీలను సమీక్షించడానికి ఎవరినైనా కేటాయించండి. అనిశ్చిత ఓపెనింగ్ పొజిషన్‌లో నెలరోజుల పనిని సరిదిద్దడం కంటే తక్కువ వ్యవధిలో దగ్గరగా తనిఖీ చేయడం సులభం.