দুকানম্যাটিক ব্যবসায়িক নির্দেশিকা
স্প্রেডশীট থেকে ERP-তে সরানো: খোলার রেকর্ডগুলি সঠিকভাবে পান
একটি স্প্রেডশীট থেকে ইআরপি মুভ খুব কমই ব্যর্থ হয় কারণ কেউ একটি পণ্যের নাম টাইপ করতে পারে না। এটি কঠিন হয়ে যায় যখন বিভিন্ন শীট একই গ্রাহকের বিষয়ে দ্বিমত পোষণ করে, খোলার স্টক বিভিন্ন তারিখে গণনা করা হয়, বা পুরানো চালানগুলিকে নতুনের সাথে মিশ্রিত করা হয়। একটি পরিষ্কার শুরুর সীমানা সেই বিভ্রান্তির অনেকটাই প্রতিরোধ করে।
একটি কাট-অফ তারিখ নির্বাচন করুন সবাই বুঝতে পারে
যে তারিখ এবং সময় থেকে নতুন ব্যবসায়িক লেনদেন ERP-তে প্রবেশ করা হবে তা বেছে নিন। কত দেরিতে সরবরাহকারী বিল এবং পুরানো গ্রাহক রসিদগুলি পরিচালনা করা হবে তা নির্ধারণ করুন। রেফারেন্সের জন্য উপলব্ধ পূর্ববর্তী রেকর্ড রাখুন. একটি কাট-অফ ছাড়া, একজন ব্যক্তি গতকালের বিক্রয়কে ওপেনিং ব্যালেন্স হিসাবে প্রবেশ করতে পারেন যখন অন্য ব্যক্তি আবার নতুন চালান হিসাবে একই বিক্রয় প্রবেশ করেন।
প্রথমে মাস্টার রেকর্ড পরিষ্কার করুন
প্রতিটি গ্রাহক, সরবরাহকারী এবং আইটেমের জন্য একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ পরিচয় তৈরি করুন। ডুপ্লিকেট নাম, ফোন নম্বর, GST বিবরণ যেখানে প্রযোজ্য, ইউনিট এবং পণ্য ভেরিয়েন্ট পর্যালোচনা করুন। শুধুমাত্র একটি নাম শেয়ার করার কারণে দুজন গ্রাহককে একত্রিত করবেন না। স্টকের জন্য, একটি টুকরা, প্যাক এবং শক্ত কাগজের মধ্যে পার্থক্য স্পষ্ট করুন। একটি সংক্ষিপ্ত, চেক করা আইটেম তালিকা প্রতিটি পুরানো সারিটি কী প্রতিনিধিত্ব করে তা না বুঝে আমদানি করার চেয়ে বেশি কার্যকর৷
সমর্থনকারী বিবরণ সহ ব্যালেন্স প্রস্তুত করুন
একটি ওপেনিং কাস্টমার ব্যালেন্স এটি গণনা করতে ব্যবহৃত চালান বা পুনর্মিলন দ্বারা সমর্থিত হওয়া উচিত। সরবরাহকারীদের জন্য একই কাজ. সম্মত কাট-অফ এবং রেকর্ড পরিমাণ, ইউনিট এবং আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট দ্বারা পর্যালোচনা করা মূল্যায়নের ভিত্তিতে তালিকা গণনা করুন। শারীরিক গণনা আগে সম্পন্ন হলে, নীরবে একটি পুরানো পরিমাণ ব্যবহার করার পরিবর্তে গণনা এবং খোলার তারিখের মধ্যে গতিবিধির জন্য হিসাব করুন।
একটি ছোট, প্রতিনিধি সেট পরীক্ষা করুন
সমর্থিত DukaanMatic সেটআপ ব্যবহার করুন বা ওয়ার্কফ্লো আমদানি করুন এবং একটি বড় ফাইল প্রস্তুত করার আগে এর বর্তমান প্রয়োজনীয়তাগুলি পরীক্ষা করুন। কয়েকটি উদাহরণ দিয়ে শুরু করুন: একজন গ্রাহক যার অপরিশোধিত ব্যালেন্স আছে, একটি নির্দিষ্ট ইউনিটে বিক্রি হওয়া একটি আইটেম, অগ্রিম সহ একটি সরবরাহকারী এবং একটি স্বাভাবিক বিক্রয়। ফলস্বরূপ লেজার এবং ইনভেন্টরি আপনার প্রত্যাশিত পরিসংখ্যানের সাথে মেলে কিনা তা পরীক্ষা করুন। অনুমান করবেন না যে প্রতিটি স্প্রেডশীট বিন্যাস অপরিবর্তিত আপলোড করা যেতে পারে।
দল প্রতিদিনের কাজ শুরু করার আগে পুনর্মিলন করুন
একটি সরলীকৃত চেকের জন্য, ধরুন তিনটি গ্রাহকের ব্যালেন্স হল ₹2,000, ₹3,500 এবং ₹1,000। আপনার প্রস্তুতি শীট এবং গ্রাহক লেজার রিপোর্ট উভয়েই তাদের খোলার মোট ₹6,500 হওয়া উচিত। যদি মোট মিলে যায়, তবুও পৃথক অ্যাকাউন্টগুলি পরিদর্শন করুন; দুটি ত্রুটি একে অপরকে বাতিল করতে পারে। একটি অনুমোদিত খোলার সারাংশ সংরক্ষণ করুন, মূল ফাইলগুলি বজায় রাখুন এবং প্রথম সপ্তাহের এন্ট্রিগুলি পর্যালোচনা করার জন্য কাউকে নিয়োগ করুন। একটি অনিশ্চিত খোলার অবস্থানের উপর নির্মিত মাসের কাজ সংশোধন করার চেয়ে অল্প সময়ের কাছাকাছি পরীক্ষা করা সহজ।