દુકાનમેટિક વ્યવસાય માર્ગદર્શિકાઓ
સ્પ્રેડશીટ્સમાંથી ERP પર ખસેડવું: શરૂઆતના રેકોર્ડ્સ મેળવો
સ્પ્રેડશીટથી ERP ચાલ ભાગ્યે જ નિષ્ફળ જાય છે કારણ કે કોઈ વ્યક્તિ ઉત્પાદનનું નામ લખી શકતું નથી. તે મુશ્કેલ બની જાય છે જ્યારે વિવિધ શીટ્સ એક જ ગ્રાહક વિશે અસંમત હોય, ઓપનિંગ સ્ટોકની ગણતરી અલગ-અલગ તારીખે કરવામાં આવે અથવા જૂના ઇન્વૉઇસને નવા સાથે મિશ્ર કરવામાં આવે. સ્પષ્ટ શરૂઆતની સીમા તે મોટાભાગની મૂંઝવણને અટકાવે છે.
દરેકને સમજાય તેવી કટ-ઓફ તારીખ પસંદ કરો
ERP માં નવા વ્યવસાયિક વ્યવહારો દાખલ કરવામાં આવશે તે તારીખ અને સમય પસંદ કરો. નક્કી કરો કે સપ્લાયર બિલ અને જૂની ગ્રાહક રસીદો કેવી રીતે હેન્ડલ કરવામાં આવશે. સંદર્ભ માટે અગાઉના રેકોર્ડ્સ ઉપલબ્ધ રાખો. કટ-ઓફ વિના, એક વ્યક્તિ ગઈકાલના વેચાણને ઓપનિંગ બેલેન્સ તરીકે દાખલ કરી શકે છે જ્યારે બીજી વ્યક્તિ ફરીથી તે જ વેચાણમાં નવા ઇન્વૉઇસ તરીકે પ્રવેશ કરે છે.
પ્રથમ માસ્ટર રેકોર્ડ સાફ કરો
દરેક ગ્રાહક, સપ્લાયર અને આઇટમ માટે એક સુસંગત ઓળખ બનાવો. ડુપ્લિકેટ નામો, ફોન નંબરો, GST વિગતો જ્યાં લાગુ હોય, એકમો અને પ્રોડક્ટ વેરિઅન્ટ્સની સમીક્ષા કરો. બે ગ્રાહકોને માત્ર એટલા માટે મર્જ કરશો નહીં કારણ કે તેઓ એક નામ શેર કરે છે. સ્ટોક માટે, પીસ, પેક અને કાર્ટન વચ્ચેનો તફાવત સ્પષ્ટ કરો. દરેક જૂની પંક્તિ શું રજૂ કરે છે તે સમજ્યા વિના આયાત કરવા કરતાં ટૂંકી, ચેક કરેલ આઇટમ સૂચિ વધુ ઉપયોગી છે.
સહાયક વિગતો સાથે બેલેન્સ તૈયાર કરો
પ્રારંભિક ગ્રાહક સંતુલન તેની ગણતરી કરવા માટે ઉપયોગમાં લેવાતા ઇન્વૉઇસેસ અથવા સમાધાન દ્વારા સમર્થિત હોવું જોઈએ. સપ્લાયર્સ માટે તે જ કરો. સંમત કટ-ઓફ અને રેકોર્ડ જથ્થા, એકમો અને તમારા એકાઉન્ટન્ટ દ્વારા સમીક્ષા કરાયેલ મૂલ્યાંકન આધાર પર ઇન્વેન્ટરીની ગણતરી કરો. જો ભૌતિક ગણતરી અગાઉ પૂર્ણ થઈ ગઈ હોય, તો ચુપચાપ જૂના જથ્થાનો ઉપયોગ કરવાને બદલે ગણતરી અને શરૂઆતની તારીખ વચ્ચેની હિલચાલ માટે એકાઉન્ટ બનાવો.
નાના, પ્રતિનિધિ સમૂહનું પરીક્ષણ કરો
સપોર્ટેડ DukaanMatic સેટઅપનો ઉપયોગ કરો અથવા વર્કફ્લો આયાત કરો અને મોટી ફાઇલ તૈયાર કરતા પહેલા તેની વર્તમાન જરૂરિયાતો તપાસો. થોડા ઉદાહરણો સાથે પ્રારંભ કરો: અવેતન બેલેન્સ ધરાવતો ગ્રાહક, ચોક્કસ એકમમાં વેચાતી વસ્તુ, એડવાન્સ સાથે સપ્લાયર અને સામાન્ય વેચાણ. તપાસો કે પરિણામી ખાતાવહી અને ઈન્વેન્ટરી તમારા અપેક્ષિત આંકડા સાથે મેળ ખાય છે કે કેમ. એમ ન માનો કે દરેક સ્પ્રેડશીટ ફોર્મેટ અપલોડ કરી શકાય છે.
ટીમ રોજનું કામ શરૂ કરે તે પહેલાં સમાધાન કરો
સરળ ચેક માટે, ધારો કે ત્રણ ગ્રાહક બેલેન્સ ₹2,000, ₹3,500 અને ₹1,000 છે. તમારી તૈયારી શીટ અને ગ્રાહક ખાતાવહી રિપોર્ટ બંનેમાં તેમની શરૂઆતની કુલ રકમ ₹6,500 હોવી જોઈએ. જો કુલ મેળ ખાય છે, તો પણ વ્યક્તિગત ખાતાઓની તપાસ કરો; બે ભૂલો એકબીજાને રદ કરી શકે છે. મંજૂર ઓપનિંગ સારાંશ સાચવો, મૂળ ફાઇલો જાળવી રાખો અને પ્રથમ સપ્તાહની એન્ટ્રીઓની સમીક્ષા કરવા માટે કોઈને સોંપો. અનિશ્ચિત ઓપનિંગ પોઝિશન પર બનેલા મહિનાના કામને સુધારવા કરતાં નજીકની તપાસનો ટૂંકો સમય સરળ છે.