دُقانمیٹک بزنس گائیڈز
اسپریڈشیٹ سے ERP میں منتقل ہونا: ابتدائی ریکارڈز صحیح حاصل کریں۔
اسپریڈشیٹ سے ERP کا اقدام شاذ و نادر ہی ناکام ہوتا ہے کیونکہ کوئی پروڈکٹ کا نام ٹائپ نہیں کرسکتا۔ یہ مشکل ہو جاتا ہے جب مختلف شیٹس ایک ہی گاہک کے بارے میں متفق نہ ہوں، افتتاحی اسٹاک کو مختلف تاریخوں پر شمار کیا جاتا ہے، یا پرانی رسیدوں کو نئے کے ساتھ ملایا جاتا ہے۔ ایک واضح آغاز کی حد اس الجھن کو زیادہ سے زیادہ روکتی ہے۔
ایک کٹ آف تاریخ کا انتخاب کریں جس کو ہر کوئی سمجھتا ہو۔
ERP میں وہ تاریخ اور وقت چنیں جہاں سے نئے کاروباری لین دین کو داخل کیا جائے گا۔ فیصلہ کریں کہ فراہم کنندہ کے بل اور پرانے کسٹمر کی رسیدیں کس طرح نمٹائی جائیں گی۔ سابقہ ریکارڈز کو حوالہ کے لیے دستیاب رکھیں۔ کٹ آف کے بغیر، ایک شخص کل کی سیلز کو اوپننگ بیلنس کے طور پر داخل کر سکتا ہے جبکہ دوسرا اسی سیلز کو دوبارہ نئے انوائس کے طور پر داخل کر سکتا ہے۔
پہلے ماسٹر ریکارڈ کو صاف کریں۔
ہر گاہک، سپلائر اور شے کے لیے ایک مستقل شناخت بنائیں۔ ڈپلیکیٹ ناموں، فون نمبرز، GST کی تفصیلات جہاں قابل اطلاق ہوں، یونٹس اور پروڈکٹ کی مختلف حالتوں کا جائزہ لیں۔ دو گاہکوں کو صرف اس وجہ سے ضم نہ کریں کہ وہ ایک نام کا اشتراک کرتے ہیں۔ اسٹاک کے لیے، ایک ٹکڑے، پیک اور کارٹن کے درمیان فرق واضح کریں۔ ایک چھوٹی، چیک شدہ آئٹم کی فہرست ہر پرانی قطار کو یہ سمجھے بغیر درآمد کرنے سے زیادہ مفید ہے کہ یہ کیا نمائندگی کرتی ہے۔
معاون تفصیل کے ساتھ بیلنس تیار کریں۔
ایک اوپننگ کسٹمر بیلنس کو انوائسز یا اس کا حساب لگانے کے لیے استعمال کی جانے والی مفاہمت سے تعاون کیا جانا چاہیے۔ سپلائرز کے لیے بھی ایسا ہی کریں۔ متفقہ کٹ آف اور ریکارڈ کی مقدار، اکائیوں اور آپ کے اکاؤنٹنٹ کے ذریعہ جائزہ کی گئی تشخیص کی بنیاد پر انوینٹری کو شمار کریں۔ اگر فزیکل گنتی پہلے مکمل ہو جاتی ہے تو پرانی مقدار کو خاموشی سے استعمال کرنے کے بجائے گنتی اور افتتاحی تاریخ کے درمیان کی نقل و حرکت کا حساب لگائیں۔
ایک چھوٹے، نمائندہ سیٹ کی جانچ کریں۔
معاون DukaanMatic سیٹ اپ استعمال کریں یا ورک فلو درآمد کریں اور بڑی فائل تیار کرنے سے پہلے اس کی موجودہ ضروریات کو چیک کریں۔ چند مثالوں سے شروع کریں: ایک گاہک جس کے پاس بلا معاوضہ بیلنس ہے، ایک مخصوص یونٹ میں فروخت ہونے والی چیز، پیشگی کے ساتھ ایک سپلائر اور عام فروخت۔ چیک کریں کہ آیا نتیجے میں آنے والے لیجرز اور انوینٹری آپ کے متوقع اعداد و شمار سے مماثل ہیں۔ یہ مت سمجھیں کہ ہر اسپریڈشیٹ فارمیٹ کو بغیر تبدیلی کے اپ لوڈ کیا جا سکتا ہے۔
ٹیم روزانہ کام شروع کرنے سے پہلے صلح کر لیں۔
ایک آسان چیک کے لیے، فرض کریں کہ کسٹمر کے تین بیلنس ₹2,000، ₹3,500 اور ₹1,000 ہیں۔ آپ کی تیاری کی شیٹ اور کسٹمر لیجر رپورٹ دونوں میں ان کا کھلنا کل ₹6,500 ہونا چاہیے۔ اگر کل مماثل ہے، پھر بھی انفرادی اکاؤنٹس کا معائنہ کریں؛ دو غلطیاں ایک دوسرے کو منسوخ کر سکتی ہیں۔ ایک منظور شدہ افتتاحی خلاصہ محفوظ کریں، اصل فائلوں کو برقرار رکھیں اور کسی کو پہلے ہفتے کے اندراجات کا جائزہ لینے کے لیے تفویض کریں۔ غیر یقینی افتتاحی پوزیشن پر بنائے گئے مہینوں کے کام کو درست کرنے کے مقابلے میں قریبی جانچ کی ایک مختصر مدت آسان ہے۔