ਦੁਕਾਨਾਮਟਿਕ ਵਪਾਰਕ ਗਾਈਡਾਂ
ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟਾਂ ਤੋਂ ERP ਵਿੱਚ ਜਾਣਾ: ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਸਹੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋ
ਇੱਕ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਤੋਂ ERP ਮੂਵ ਘੱਟ ਹੀ ਅਸਫਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਕੋਈ ਉਤਪਾਦ ਦਾ ਨਾਮ ਨਹੀਂ ਟਾਈਪ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸ਼ੀਟਾਂ ਇੱਕੋ ਗਾਹਕ ਬਾਰੇ ਅਸਹਿਮਤ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਸਟਾਕ ਨੂੰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਮਿਤੀਆਂ 'ਤੇ ਗਿਣਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਪੁਰਾਣੇ ਇਨਵੌਇਸ ਨਵੇਂ ਨਾਲ ਮਿਲਾਏ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਸੀਮਾ ਉਸ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਉਲਝਣ ਨੂੰ ਰੋਕਦੀ ਹੈ।
ਇੱਕ ਕੱਟ-ਆਫ ਤਾਰੀਖ ਚੁਣੋ ਜੋ ਹਰ ਕੋਈ ਸਮਝਦਾ ਹੋਵੇ
ਉਹ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਚੁਣੋ ਜਿਸ ਤੋਂ ERP ਵਿੱਚ ਨਵੇਂ ਵਪਾਰਕ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਦਰਜ ਕੀਤੇ ਜਾਣਗੇ। ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਸਪਲਾਇਰ ਦੇ ਬਿੱਲਾਂ ਅਤੇ ਪੁਰਾਣੀਆਂ ਗਾਹਕ ਰਸੀਦਾਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਸੰਭਾਲਿਆ ਜਾਵੇਗਾ। ਪਿਛਲੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਹਵਾਲੇ ਲਈ ਉਪਲਬਧ ਰੱਖੋ। ਕੱਟ-ਆਫ ਦੇ ਬਿਨਾਂ, ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਕੱਲ੍ਹ ਦੀ ਵਿਕਰੀ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਬਕਾਏ ਵਜੋਂ ਦਾਖਲ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕਿ ਕੋਈ ਹੋਰ ਉਸੇ ਵਿਕਰੀ ਨੂੰ ਨਵੇਂ ਇਨਵੌਇਸ ਵਜੋਂ ਦੁਬਾਰਾ ਦਾਖਲ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਪਹਿਲਾਂ ਮਾਸਟਰ ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਸਾਫ਼ ਕਰੋ
ਹਰੇਕ ਗਾਹਕ, ਸਪਲਾਇਰ ਅਤੇ ਆਈਟਮ ਲਈ ਇਕਸਾਰ ਪਛਾਣ ਬਣਾਓ। ਡੁਪਲੀਕੇਟ ਨਾਮਾਂ, ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰਾਂ, GST ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੋ ਜਿੱਥੇ ਲਾਗੂ ਹੋਵੇ, ਇਕਾਈਆਂ ਅਤੇ ਉਤਪਾਦ ਰੂਪਾਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੋ। ਦੋ ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਇਸ ਲਈ ਮਿਲਾ ਨਾ ਕਰੋ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਇੱਕ ਨਾਮ ਸਾਂਝਾ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਸਟਾਕ ਲਈ, ਇੱਕ ਟੁਕੜੇ, ਪੈਕ ਅਤੇ ਡੱਬੇ ਵਿੱਚ ਫਰਕ ਸਪਸ਼ਟ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਛੋਟੀ, ਜਾਂਚ ਕੀਤੀ ਆਈਟਮ ਸੂਚੀ ਹਰ ਪੁਰਾਣੀ ਕਤਾਰ ਨੂੰ ਇਹ ਸਮਝੇ ਬਿਨਾਂ ਆਯਾਤ ਕਰਨ ਨਾਲੋਂ ਵਧੇਰੇ ਉਪਯੋਗੀ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਕੀ ਦਰਸਾਉਂਦੀ ਹੈ।
ਸਹਾਇਕ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੇ ਨਾਲ ਬਕਾਇਆ ਤਿਆਰ ਕਰੋ
ਇੱਕ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਗਾਹਕ ਬਕਾਏ ਨੂੰ ਇਸਦੀ ਗਣਨਾ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਇਨਵੌਇਸ ਜਾਂ ਮੇਲ-ਮਿਲਾਪ ਦੁਆਰਾ ਸਮਰਥਤ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਲਈ ਵੀ ਅਜਿਹਾ ਹੀ ਕਰੋ। ਤੁਹਾਡੇ ਅਕਾਉਂਟੈਂਟ ਦੁਆਰਾ ਸਮੀਖਿਆ ਕੀਤੀ ਗਈ ਸਹਿਮਤੀ ਕੱਟ-ਆਫ ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਮਾਤਰਾਵਾਂ, ਇਕਾਈਆਂ ਅਤੇ ਮੁਲਾਂਕਣ ਅਧਾਰ 'ਤੇ ਵਸਤੂ ਸੂਚੀ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਕਰੋ। ਜੇਕਰ ਭੌਤਿਕ ਗਿਣਤੀ ਪਹਿਲਾਂ ਪੂਰੀ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਪੁਰਾਣੀ ਮਾਤਰਾ ਨੂੰ ਚੁੱਪਚਾਪ ਵਰਤਣ ਦੀ ਬਜਾਏ ਗਿਣਤੀ ਅਤੇ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਮਿਤੀ ਦੇ ਵਿਚਕਾਰ ਦੀ ਹਿਲਜੁਲ ਦਾ ਲੇਖਾ-ਜੋਖਾ ਕਰੋ।
ਇੱਕ ਛੋਟੇ, ਪ੍ਰਤੀਨਿਧੀ ਸੈੱਟ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ
ਸਮਰਥਿਤ DukaanMatic ਸੈੱਟਅੱਪ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ ਜਾਂ ਵਰਕਫਲੋ ਆਯਾਤ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇੱਕ ਵੱਡੀ ਫਾਈਲ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਸ ਦੀਆਂ ਮੌਜੂਦਾ ਲੋੜਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। ਕੁਝ ਉਦਾਹਰਨਾਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ: ਭੁਗਤਾਨ ਨਾ ਕੀਤੇ ਬੈਲੇਂਸ ਵਾਲਾ ਗਾਹਕ, ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਯੂਨਿਟ ਵਿੱਚ ਵੇਚੀ ਗਈ ਆਈਟਮ, ਪੇਸ਼ਗੀ ਵਾਲਾ ਸਪਲਾਇਰ ਅਤੇ ਇੱਕ ਆਮ ਵਿਕਰੀ। ਜਾਂਚ ਕਰੋ ਕਿ ਕੀ ਨਤੀਜਾ ਲੇਜ਼ਰ ਅਤੇ ਵਸਤੂ ਸੂਚੀ ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਭਾਵਿਤ ਅੰਕੜਿਆਂ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਨਾ ਸੋਚੋ ਕਿ ਹਰ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਫਾਰਮੈਟ ਨੂੰ ਅਪਲੋਡ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਟੀਮ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਕੰਮ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸੁਲ੍ਹਾ ਕਰ ਲਓ
ਇੱਕ ਸਰਲ ਜਾਂਚ ਲਈ, ਮੰਨ ਲਓ ਕਿ ਗਾਹਕ ਦੇ ਤਿੰਨ ਬੈਲੇਂਸ ₹2,000, ₹3,500 ਅਤੇ ₹1,000 ਹਨ। ਤੁਹਾਡੀ ਤਿਆਰੀ ਸ਼ੀਟ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਲੇਜ਼ਰ ਰਿਪੋਰਟ ਦੋਵਾਂ ਵਿੱਚ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਕੁੱਲ ₹6,500 ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਕੁੱਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦਾ ਹੈ, ਫਿਰ ਵੀ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਖਾਤਿਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ; ਦੋ ਗਲਤੀਆਂ ਇੱਕ ਦੂਜੇ ਨੂੰ ਰੱਦ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਇੱਕ ਪ੍ਰਵਾਨਿਤ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਸਾਰਾਂਸ਼ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਰੋ, ਅਸਲ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਪਹਿਲੇ ਹਫ਼ਤੇ ਦੀਆਂ ਐਂਟਰੀਆਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨ ਲਈ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਨਿਯੁਕਤ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਅਨਿਸ਼ਚਿਤ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਸਥਿਤੀ 'ਤੇ ਬਣੇ ਮਹੀਨਿਆਂ ਦੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰਨ ਨਾਲੋਂ ਨਜ਼ਦੀਕੀ ਜਾਂਚ ਦੀ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਮਿਆਦ ਆਸਾਨ ਹੈ।