દુકાનમેટિક વ્યવસાય માર્ગદર્શિકાઓ
ગ્રાહક ધિરાણ: મુદતવીતી ચૂકવણીઓ એકત્રિત કરવા માટે એક વ્યવહારુ રૂટિન
ક્રેડિટ ઓફર કરવાથી નિયમિત ગ્રાહકને જે જોઈએ તે ખરીદવામાં મદદ મળી શકે છે. જ્યારે ચૂકવણી કરવાનું વચન સ્પષ્ટ નિયત તારીખ બનવાને બદલે કોઈની યાદમાં રહે છે ત્યારે મુશ્કેલી શરૂ થાય છે. બેલેન્સ એકત્રિત કરવું મુશ્કેલ બને તે પહેલાં ઉપયોગી ક્રેડિટ રૂટિન રકમ, સમયમર્યાદા અને આગામી ક્રિયાને દૃશ્યમાન બનાવે છે.
વેચાણ પહેલાં શરતો સાથે સંમત થાઓ
કોણ ક્રેડિટ મંજૂર કરી શકે છે અને કઈ માહિતી રેકોર્ડ કરવી જોઈએ તે નક્કી કરો. ઓછામાં ઓછું, સાચું ગ્રાહક ખાતું, સંપર્ક વિગતો, સંમત ચુકવણી તારીખ અને વેચાણને અધિકૃત કરનાર વ્યક્તિ રાખો. જો તમારો વ્યવસાય ક્રેડિટ મર્યાદાનો ઉપયોગ કરે છે, તો નવી પ્રતિબદ્ધતા કરતા પહેલા વર્તમાન બેલેન્સની સમીક્ષા કરો. જૂના ઇન્વૉઇસેસ અવેતન રહે છે કે કેમ તે તપાસવા માટે પરિચિત ગ્રાહકનું નામ એ વિકલ્પ નથી.
ઇન્વૉઇસની સમીક્ષા કરો, માત્ર ગ્રાહકની કુલ જ નહીં
₹20,000 ના ગ્રાહક બેલેન્સમાં આવતીકાલે એક ઇન્વૉઇસ અને બે અઠવાડિયા મોડા હોઈ શકે છે. આને અલગ-અલગ ફોલો-અપની જરૂર છે. બાકી રહેલા દસ્તાવેજોની નિયત તારીખ સુધીમાં સમીક્ષા કરો અને મુદતવીતી રકમને હજુ બાકી ન હોય તેવી રકમમાંથી અલગ કરો. વિવાદિત ઇન્વૉઇસેસને સમસ્યા સમજાવતી નોંધ સાથે દૃશ્યમાન રાખો. રેકોર્ડ કર્યા વિના ચર્ચામાંથી વિવાદિત રકમ દૂર કરવાથી પછીથી ભૂલી જવાનું કેમ સરળ બને છે.
એક સરળ સંગ્રહ ઉદાહરણનો ઉપયોગ કરો
ધારો કે ગ્રાહકે 10મી તારીખે બાકી હોય તેવા ઇન્વૉઇસમાંથી ₹6,000 અને 30મીએ ચૂકવવાના બાકી હોય તેવા ઇન્વૉઇસમાંથી ₹4,000 લેવાના છે. 15મી તારીખે, માત્ર ₹6,000 જ બાકી છે. જો ગ્રાહક તે જૂના ઇન્વૉઇસ સામે ₹2,000 ચૂકવે છે, તો ઓવરડ્યુ રકમ ₹4,000 થઈ જાય છે અને કુલ બેલેન્સ ₹8,000 થઈ જાય છે. રસીદ માટે નવેસરથી વેચાણ નોંધવાથી આવક વધી જશે; તેના બદલે હાલના ખાતા સામે ચુકવણી રેકોર્ડ કરો.
ફોલો-અપને ચોક્કસ અને આદરપૂર્ણ બનાવો
ઇનવોઇસ સંદર્ભ, નિયત તારીખ, બાકીની રકમ અને યોગ્ય ચુકવણી પદ્ધતિ સાથે સ્પષ્ટ એકાઉન્ટ સારાંશ મોકલો. પૂછો કે શું ત્યાં કોઈ દસ્તાવેજ અથવા ડિલિવરીની સમસ્યા છે જે ચુકવણીને અટકાવે છે. વચન આપેલ તારીખ રેકોર્ડ કરો અને તે તારીખ પર ફોલોઅપ કરો. નવીનતમ વાર્તાલાપ તપાસ્યા વિના વિવિધ સ્ટાફ સભ્યો તરફથી વારંવાર સંદેશા મોકલવાનું ટાળો. સુસંગત સંપર્ક વ્યક્તિ સામાન્ય રીતે બંને પક્ષો માટે વિનિમય સરળ બનાવે છે.
વધુ ક્રેડિટ આપતા પહેલા અપવાદોની સમીક્ષા કરો
DukaanMatic માં, સમીક્ષાને સમર્થન આપવા માટે ગ્રાહક ખાતાવહી, રસીદ અને બાકી ઇન્વૉઇસ માહિતીનો ઉપયોગ કરો. મુદતવીતી બેલેન્સમાં વધારો કરતા પહેલા ખોટી રીતે ફાળવેલ રસીદોને ઠીક કરો. જ્યાં ગ્રાહક વારંવાર સંમત તારીખો ચૂકી જાય છે, કાઉન્ટર સ્ટાફને ઇમ્પ્રુવાઇઝ કરવા માટે છોડવાને બદલે માલિકે આગળની શરતો નક્કી કરવા દો. સૌથી જૂના અવેતન ઇન્વૉઇસ્સની સાપ્તાહિક સમીક્ષા એ મેનેજ કરી શકાય તેવું પ્રારંભિક બિંદુ છે. ચોક્કસ બેલેન્સને ઉકેલવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો, ફક્ત લાંબા સમય સુધી મુદતવીતી રિપોર્ટ બનાવવા પર નહીં.