দুকানম্যাটিক ব্যবসায়িক নির্দেশিকা
গ্রাহক ক্রেডিট: ওভারডিউ পেমেন্ট সংগ্রহের জন্য একটি ব্যবহারিক রুটিন
ক্রেডিট অফার করা একজন নিয়মিত গ্রাহককে তাদের যা প্রয়োজন তা কিনতে সাহায্য করতে পারে। সমস্যা শুরু হয় যখন অর্থপ্রদানের প্রতিশ্রুতি স্পষ্ট নির্ধারিত তারিখ হওয়ার পরিবর্তে কারও স্মৃতিতে থাকে। ব্যালেন্স সংগ্রহ করা কঠিন হওয়ার আগে একটি দরকারী ক্রেডিট রুটিন পরিমাণ, সময়সীমা এবং পরবর্তী পদক্ষেপকে দৃশ্যমান করে তোলে।
বিক্রয়ের আগে শর্ত সম্মত হন
কে ক্রেডিট অনুমোদন করতে পারে এবং কোন তথ্য রেকর্ড করতে হবে তা নির্ধারণ করুন। ন্যূনতম, সঠিক গ্রাহক অ্যাকাউন্ট, যোগাযোগের বিবরণ, সম্মত অর্থপ্রদানের তারিখ এবং বিক্রয়ের অনুমোদনকারী ব্যক্তি রাখুন। আপনার ব্যবসা যদি ক্রেডিট সীমা ব্যবহার করে, তাহলে একটি নতুন প্রতিশ্রুতি দেওয়ার আগে বিদ্যমান ব্যালেন্স পর্যালোচনা করুন। একটি পরিচিত গ্রাহকের নামটি পুরানো চালানগুলি অপরিশোধিত থাকে কিনা তা পরীক্ষা করার বিকল্প নয়৷
শুধুমাত্র গ্রাহকের মোট নয়, চালান পর্যালোচনা করুন
₹20,000-এর একটি গ্রাহকের ব্যালেন্সে আগামীকাল একটি চালান এবং দুটি কয়েক সপ্তাহ দেরিতে থাকতে পারে। এগুলোর আলাদা ফলোআপ দরকার। নির্ধারিত তারিখের মধ্যে বকেয়া নথিগুলি পর্যালোচনা করুন এবং বকেয়া পরিমাণগুলি এখনও বকেয়া নয় এমন পরিমাণ থেকে আলাদা করুন৷ বিতর্কিত চালানগুলিকে সমস্যাটি ব্যাখ্যা করে একটি নোট সহ দৃশ্যমান রাখুন। রেকর্ড না করেই আলোচনা থেকে বিতর্কিত পরিমাণ সরানো কেন পরে ভুলে যাওয়া সহজ করে তোলে।
একটি সহজ সংগ্রহ উদাহরণ ব্যবহার করুন
ধরুন একজন গ্রাহকের 10 তারিখে বকেয়া একটি চালান থেকে ₹6,000 এবং 30 তারিখে বকেয়া চালান থেকে ₹4,000 পাওনা। 15 তারিখে, শুধুমাত্র ₹6,000 বকেয়া আছে। যদি গ্রাহক সেই পুরানো চালানের বিপরীতে ₹2,000 প্রদান করেন, তাহলে ওভারডিউ অ্যামাউন্ট ₹4,000 হয়ে যায় এবং মোট ব্যালেন্স ₹8,000 হয়ে যায়। রসিদের জন্য একটি নতুন বিক্রয় রেকর্ড করা রাজস্ব বাড়াবে; পরিবর্তে বিদ্যমান অ্যাকাউন্টের বিপরীতে অর্থ প্রদান রেকর্ড করুন।
ফলো-আপ নির্দিষ্ট এবং সম্মানজনক করুন
চালান রেফারেন্স, নির্ধারিত তারিখ, অবশিষ্ট পরিমাণ এবং একটি উপযুক্ত অর্থপ্রদানের পদ্ধতি সহ একটি পরিষ্কার অ্যাকাউন্টের সারাংশ পাঠান। পেমেন্ট প্রতিরোধে একটি নথি বা বিতরণ সমস্যা আছে কিনা জিজ্ঞাসা করুন। প্রতিশ্রুত তারিখ রেকর্ড করুন এবং সেই তারিখে অনুসরণ করুন। সর্বশেষ কথোপকথন পরীক্ষা না করে বিভিন্ন স্টাফ সদস্যদের থেকে বারবার বার্তা পাঠানো এড়িয়ে চলুন। একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ যোগাযোগ ব্যক্তি সাধারণত উভয় পক্ষের জন্য বিনিময় সহজ করে তোলে.
আরও ক্রেডিট দেওয়ার আগে ব্যতিক্রমগুলি পর্যালোচনা করুন
DukaanMatic-এ, পর্যালোচনা সমর্থন করার জন্য গ্রাহক লেজার, রসিদ এবং বকেয়া চালানের তথ্য ব্যবহার করুন। একটি অতিরিক্ত ভারসাম্য বৃদ্ধি করার আগে ভুলভাবে বরাদ্দকৃত রসিদগুলি সংশোধন করুন৷ যেখানে একজন গ্রাহক বারবার সম্মত তারিখগুলি মিস করেন, সেখানে কাউন্টার স্টাফদের ইম্প্রোভাইজ করার জন্য ছেড়ে না দিয়ে মালিককে পরবর্তী শর্তাবলী নির্ধারণ করতে বলুন। প্রাচীনতম অবৈতনিক চালানগুলির একটি সাপ্তাহিক পর্যালোচনা একটি পরিচালনাযোগ্য শুরুর পয়েন্ট। সুনির্দিষ্ট ভারসাম্য সমাধানের উপর ফোকাস রাখুন, কেবলমাত্র একটি দীর্ঘ ওভারডিউ রিপোর্ট তৈরি করবেন না।