દુકાનમેટિક વ્યવસાય માર્ગદર્શિકાઓ
સપ્લાયર બીલ, ચૂકવણી અને વળતરનું સમાધાન કેવી રીતે કરવું
તમારા સપ્લાયર કહે છે કે ₹18,000 બાકી છે. તમારી ખાતાવહી ₹15,500 કહે છે. મોટી રકમ ચૂકવવાથી વધુ પડતી ચૂકવણી થઈ શકે છે; ચેક કર્યા વિના નાની રકમ ચૂકવવાથી વાસ્તવિક બિલ અસ્વસ્થ થઈ શકે છે. સમાધાન એ ટૂંકી તપાસ છે જે પૈસા હાથ બદલતા પહેલા તફાવત સમજાવે છે.
સમયગાળો અને ઓપનિંગ બેલેન્સ સાથે સંમત થાઓ
સ્પષ્ટ શરૂઆત અને સમાપ્તિ તારીખને આવરી લેતા નિવેદન માટે પૂછો. પહેલા ઓપનિંગ બેલેન્સની સરખામણી કરો. જો ચાલુ મહિનો શરૂ થાય તે પહેલાં બંને પક્ષો અસંમત થાય, તો માત્ર આ મહિનાના ઇન્વૉઇસને મેચ કરવાથી સમસ્યા હલ થઈ શકશે નહીં. વિવાદિત ઉદઘાટન રકમને દૃશ્યમાન રાખો અને તેને પાછલા બીલ, ચૂકવણીઓ અથવા ક્રેડિટ્સ પર પાછા ખેંચો. સમાન નામવાળા વ્યવસાયોને મિશ્રિત કરવાનું ટાળવા માટે જ્યાં લાગુ હોય ત્યાં સપ્લાયરની એકાઉન્ટ ઓળખ અને GST વિગતોનો ઉપયોગ કરો.
સંદર્ભ દ્વારા બિલને મેળવો, માત્ર રકમ નહીં
સપ્લાયર ઇન્વોઇસ નંબર, ઇન્વોઇસ તારીખ, રકમ અને તમારા ખરીદી દસ્તાવેજ સંદર્ભ તપાસો. બે બિલ સમાન કુલ હોઈ શકે છે. જો પેપર કોપી અને ઈમેઈલ કોપી બંને દાખલ કરવામાં આવ્યા હોય તો એક બિલ પણ બે વાર દેખાઈ શકે છે. મેળ ખાતા દસ્તાવેજોને ચિહ્નિત કરો અને ખૂટતા દસ્તાવેજોને અલગથી સૂચિબદ્ધ કરો. જો માલ એક કરતાં વધુ ડિલિવરીમાં આવ્યો હોય, તો ડિલિવરી સ્લિપ અન્ય ઇન્વૉઇસ છે એમ માનતા પહેલાં સપ્લાયરએ તેમને કેવી રીતે બિલ કર્યું તેની પુષ્ટિ કરો.
આંશિક ચૂકવણી કાળજીપૂર્વક ફાળવો
₹10,000 ચૂકવવાપાત્ર ઓપનિંગ અને ₹12,000ના નવા બિલની કલ્પના કરો. તમે ₹8,000 ચૂકવો છો અને ₹1,500ની સંમત રિટર્ન ક્રેડિટ મેળવો છો. અપેક્ષિત બંધ ચૂકવવાપાત્ર ₹12,500 છે. જો સપ્લાયર સ્ટેટમેન્ટ ₹14,000 દર્શાવે છે, તો ગુમ થયેલ ક્રેડિટ સંભવિત સમજૂતી છે. ક્રેડિટ દસ્તાવેજને સ્વીકૃત તરીકે ગણતા પહેલા તેની પુષ્ટિ કરો. વિનંતી કરેલ વળતર એ જરૂરી નથી કે સપ્લાયર જારી કરવા માટે સંમત થયા હોય.
ગુમ થયેલ ચુકવણીથી અલગ બેંક સમય
દરેક મેળ ન ખાતી ચુકવણી માટે, ટ્રાન્સફર તારીખ, બેંક સંદર્ભ અને રકમ રાખો. દિવસના અંતમાં કરવામાં આવેલ ટ્રાન્સફર પછીથી સપ્લાયરના રેકોર્ડ સુધી પહોંચી શકે છે. એ પણ તપાસો કે શું એક ટ્રાન્સફરમાં ઘણા બધા બીલ આવરી લેવામાં આવ્યા છે અથવા એડવાન્સ ફાળવ્યા વિના બાકી છે કે કેમ. સમાન ચુકવણી બે વાર દાખલ કરશો નહીં કારણ કે સપ્લાયર હજી સુધી તેની સાથે મેળ ખાતું નથી. સંદર્ભ શેર કરો અને સાચા ખાતા સામે પુષ્ટિ માટે પૂછો.
ટૂંકા તફાવતની સૂચિ સાથે બંધ કરો
સરખામણી એસેમ્બલ કરવા માટે DukaanMatic ખરીદી અને સપ્લાયર ખાતાવહી રેકોર્ડનો ઉપયોગ કરો. ત્રણ સૂચિઓ સાથે સમાપ્ત કરો: મેળ ખાતી એન્ટ્રીઓ, તમારે સુધારવાની જરૂર હોય તેવી વસ્તુઓ અને સપ્લાયરની રાહ જોઈ રહેલી વસ્તુઓ. દરેક ખુલ્લી વસ્તુને સંદર્ભ અને આગળની ક્રિયા આપો. નિવેદન અને સમાધાન સાથે રાખો. આનાથી આગામી ચુકવણીનો નિર્ણય સરળ બને છે અને એકાઉન્ટન્ટને સંદેશાઓ, સ્ક્રીનશૉટ્સ અને ન સમજાય તેવા બેલેન્સના સંગ્રહને બદલે સ્પષ્ટ ટ્રેલ મળે છે.