دُقانمیٹک بزنس گائیڈز
سپلائر کے بلوں، ادائیگیوں اور واپسیوں کو کیسے ملایا جائے۔
آپ کے سپلائر کا کہنا ہے کہ ₹18,000 بقایا ہے۔ آپ کا لیجر ₹15,500 کہتا ہے۔ زیادہ رقم ادا کرنے سے زیادہ ادائیگی ہو سکتی ہے۔ چیک کیے بغیر چھوٹی رقم ادا کرنے سے ایک حقیقی بل بے ترتیب رہ سکتا ہے۔ مفاہمت ایک مختصر تفتیش ہے جو پیسے کے ہاتھ بدلنے سے پہلے فرق کی وضاحت کرتی ہے۔
مدت اور اوپننگ بیلنس سے اتفاق کریں۔
واضح آغاز اور اختتامی تاریخ کا احاطہ کرنے والا بیان طلب کریں۔ پہلے اوپننگ بیلنس کا موازنہ کریں۔ اگر دونوں فریق موجودہ مہینہ شروع ہونے سے پہلے متفق نہیں ہوتے ہیں، تو صرف اس مہینے کی رسیدیں ملانے سے مسئلہ حل نہیں ہو سکتا۔ متنازعہ افتتاحی رقم کو دکھائی دیں اور اسے پہلے کے بلوں، ادائیگیوں یا کریڈٹس پر واپس دیکھیں۔ فراہم کنندہ کے اکاؤنٹ کی شناخت اور جی ایس ٹی کی تفصیلات جہاں قابل اطلاق ہوں استعمال کریں تاکہ اسی طرح کے نام والے کاروباروں کو ملانے سے بچ سکیں۔
حوالہ کے لحاظ سے بلوں کو میچ کریں، نہ صرف رقم
سپلائر انوائس نمبر، انوائس کی تاریخ، رقم اور اپنی خریداری کے دستاویز کا حوالہ چیک کریں۔ دو بلوں کا کل ایک ہی ہو سکتا ہے۔ ایک بل بھی دو بار ظاہر ہو سکتا ہے اگر ایک کاغذی کاپی اور ایک ای میل شدہ کاپی دونوں درج کی گئی ہوں۔ مماثل دستاویزات کو نشان زد کریں اور گمشدہ دستاویزات کی الگ سے فہرست بنائیں۔ اگر سامان ایک سے زیادہ ڈیلیوری میں آتا ہے تو اس بات کی تصدیق کریں کہ ڈیلیوری سلپ ایک اور رسید سمجھنے سے پہلے سپلائر نے انہیں بل کیسے دیا۔
جزوی ادائیگیوں کو احتیاط سے مختص کریں۔
₹10,000 کی ادائیگی کے قابل افتتاحی اور ₹12,000 کے نئے بل کا تصور کریں۔ آپ ₹8,000 ادا کرتے ہیں اور ₹1,500 کا متفقہ واپسی کریڈٹ وصول کرتے ہیں۔ متوقع اختتامی قابل ادائیگی ₹12,500 ہے۔ اگر فراہم کنندہ کا بیان ₹14,000 دکھاتا ہے، تو غائب کریڈٹ ایک ممکنہ وضاحت ہے۔ کریڈٹ دستاویز کو قبول کرنے سے پہلے اس کی تصدیق کریں۔ مطلوبہ واپسی ضروری نہیں کہ وہ کریڈٹ ہو جو فراہم کنندہ نے جاری کرنے پر اتفاق کیا ہو۔
غائب ادائیگی سے بینک ٹائمنگ کو الگ کریں۔
ہر بے مثال ادائیگی کے لیے، منتقلی کی تاریخ، بینک حوالہ اور رقم رکھیں۔ دن کے آخر میں کی گئی منتقلی بعد میں سپلائر کے ریکارڈ تک پہنچ سکتی ہے۔ یہ بھی چیک کریں کہ آیا ایک منتقلی نے کئی بلوں کا احاطہ کیا ہے یا کیا پیشگی غیر مختص کی گئی تھی۔ ایک ہی ادائیگی کو دو بار داخل نہ کریں صرف اس وجہ سے کہ فراہم کنندہ نے ابھی تک اس سے مماثل نہیں ہے۔ حوالہ شیئر کریں اور درست اکاؤنٹ کے خلاف تصدیق طلب کریں۔
مختصر فرق کی فہرست کے ساتھ بند کریں۔
موازنہ کو جمع کرنے کے لیے DukaanMatic خریداری اور سپلائر لیجر کے ریکارڈ استعمال کریں۔ تین فہرستوں کے ساتھ ختم کریں: مماثل اندراجات، آئٹمز جو آپ کو درست کرنے کی ضرورت ہے، اور وہ اشیاء جو سپلائر کا انتظار کر رہی ہیں۔ ہر کھلی چیز کو ایک حوالہ اور اگلی کارروائی دیں۔ بیان اور مفاہمت کو ساتھ رکھیں۔ یہ اگلی ادائیگی کے فیصلے کو آسان بناتا ہے اور اکاؤنٹنٹ کو پیغامات، اسکرین شاٹس اور غیر واضح بیلنس کے مجموعے کی بجائے ایک واضح راستہ فراہم کرتا ہے۔