ਦੁਕਾਨਾਮਟਿਕ ਵਪਾਰਕ ਗਾਈਡਾਂ
ਸਪਲਾਇਰ ਦੇ ਬਿੱਲਾਂ, ਭੁਗਤਾਨਾਂ ਅਤੇ ਰਿਟਰਨਾਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਮਿਲਾਉਣਾ ਹੈ
ਤੁਹਾਡਾ ਸਪਲਾਇਰ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ₹18,000 ਬਕਾਇਆ ਹੈ। ਤੁਹਾਡਾ ਬਹੀ ₹15,500 ਦੱਸਦਾ ਹੈ। ਵੱਡੀ ਰਕਮ ਦਾ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨ ਨਾਲ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਭੁਗਤਾਨ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਬਿਨਾਂ ਜਾਂਚ ਕੀਤੇ ਛੋਟੀ ਰਕਮ ਦਾ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨਾ ਅਸਲ ਬਿੱਲ ਨੂੰ ਅਸਥਿਰ ਛੱਡ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਮੇਲ-ਮਿਲਾਪ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਜਾਂਚ ਹੈ ਜੋ ਪੈਸੇ ਦੇ ਹੱਥ ਬਦਲਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਅੰਤਰ ਦੀ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰਦੀ ਹੈ।
ਮਿਆਦ ਅਤੇ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਸੰਤੁਲਨ ਨਾਲ ਸਹਿਮਤ ਹੋਵੋ
ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਅਤੇ ਸਮਾਪਤੀ ਮਿਤੀ ਨੂੰ ਕਵਰ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਬਿਆਨ ਲਈ ਪੁੱਛੋ। ਪਹਿਲਾਂ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਸੰਤੁਲਨ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰੋ। ਜੇਕਰ ਮੌਜੂਦਾ ਮਹੀਨਾ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਦੋਵੇਂ ਧਿਰਾਂ ਅਸਹਿਮਤ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਤਾਂ ਸਿਰਫ਼ ਇਸ ਮਹੀਨੇ ਦੇ ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਦਾ ਮੇਲ ਕਰਨਾ ਸਮੱਸਿਆ ਦਾ ਹੱਲ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦਾ। ਵਿਵਾਦਿਤ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਰਕਮ ਨੂੰ ਦ੍ਰਿਸ਼ਮਾਨ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਪੁਰਾਣੇ ਬਿੱਲਾਂ, ਭੁਗਤਾਨਾਂ ਜਾਂ ਕ੍ਰੈਡਿਟਾਂ 'ਤੇ ਵਾਪਸ ਲੱਭੋ। ਸਮਾਨ ਨਾਮ ਵਾਲੇ ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਨੂੰ ਮਿਲਾਉਣ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਸਪਲਾਇਰ ਦੇ ਖਾਤੇ ਦੀ ਪਛਾਣ ਅਤੇ GST ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।
ਸੰਦਰਭ ਦੁਆਰਾ ਬਿਲਾਂ ਦਾ ਮੇਲ ਕਰੋ, ਨਾ ਕਿ ਸਿਰਫ਼ ਰਕਮ
ਸਪਲਾਇਰ ਇਨਵੌਇਸ ਨੰਬਰ, ਇਨਵੌਇਸ ਮਿਤੀ, ਰਕਮ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਖਰੀਦ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸੰਦਰਭ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। ਦੋ ਬਿੱਲਾਂ ਦਾ ਕੁੱਲ ਇੱਕੋ ਜਿਹਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਬਿੱਲ ਵੀ ਦੋ ਵਾਰ ਦਿਖਾਈ ਦੇ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੇਕਰ ਇੱਕ ਕਾਗਜ਼ੀ ਕਾਪੀ ਅਤੇ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਕਾਪੀ ਦੋਵੇਂ ਦਾਖਲ ਕੀਤੇ ਗਏ ਸਨ। ਮੇਲ ਖਾਂਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਨਿਸ਼ਾਨਦੇਹੀ ਕਰੋ ਅਤੇ ਗੁੰਮ ਹੋਏ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਵੱਖਰੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸੂਚੀਬੱਧ ਕਰੋ। ਜੇਕਰ ਮਾਲ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਡਿਲਿਵਰੀ ਵਿੱਚ ਪਹੁੰਚਿਆ ਹੈ, ਤਾਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਕਿ ਡਿਲੀਵਰੀ ਸਲਿੱਪ ਇੱਕ ਹੋਰ ਇਨਵੌਇਸ ਮੰਨਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸਪਲਾਇਰ ਨੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਬਿਲ ਕਿਵੇਂ ਦਿੱਤਾ।
ਅੰਸ਼ਕ ਭੁਗਤਾਨਾਂ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਨਾਲ ਵੰਡੋ
₹10,000 ਦੇ ਭੁਗਤਾਨਯੋਗ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਅਤੇ ₹12,000 ਦੇ ਇੱਕ ਨਵੇਂ ਬਿੱਲ ਦੀ ਕਲਪਨਾ ਕਰੋ। ਤੁਸੀਂ ₹8,000 ਦਾ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ₹1,500 ਦਾ ਇੱਕ ਸਹਿਮਤ ਰਿਟਰਨ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਸੰਭਾਵਿਤ ਸਮਾਪਤੀ ਭੁਗਤਾਨਯੋਗ ₹12,500 ਹੈ। ਜੇਕਰ ਸਪਲਾਇਰ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ₹14,000 ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਗੁੰਮ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਇੱਕ ਸੰਭਾਵਿਤ ਵਿਆਖਿਆ ਹੈ। ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਸਵੀਕਾਰ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਸ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਬੇਨਤੀ ਕੀਤੀ ਵਾਪਸੀ ਜ਼ਰੂਰੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਕ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਨਹੀਂ ਹੈ ਜੋ ਸਪਲਾਇਰ ਜਾਰੀ ਕਰਨ ਲਈ ਸਹਿਮਤ ਹੋਇਆ ਹੈ।
ਗੁੰਮ ਹੋਏ ਭੁਗਤਾਨ ਤੋਂ ਵੱਖਰਾ ਬੈਂਕ ਸਮਾਂ
ਹਰੇਕ ਬੇਮੇਲ ਭੁਗਤਾਨ ਲਈ, ਟ੍ਰਾਂਸਫਰ ਮਿਤੀ, ਬੈਂਕ ਸੰਦਰਭ ਅਤੇ ਰਕਮ ਰੱਖੋ। ਦਿਨ ਵਿੱਚ ਦੇਰ ਨਾਲ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਤਬਾਦਲਾ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਸਪਲਾਇਰ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਵੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ ਕਿ ਕੀ ਇੱਕ ਟ੍ਰਾਂਸਫਰ ਨੇ ਕਈ ਬਿੱਲਾਂ ਨੂੰ ਕਵਰ ਕੀਤਾ ਹੈ ਜਾਂ ਕੀ ਐਡਵਾਂਸ ਅਣ-ਅਲਾਟ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ। ਇੱਕੋ ਭੁਗਤਾਨ ਨੂੰ ਦੋ ਵਾਰ ਦਾਖਲ ਨਾ ਕਰੋ ਕਿਉਂਕਿ ਸਪਲਾਇਰ ਨੇ ਅਜੇ ਤੱਕ ਇਸਦਾ ਮੇਲ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਹੈ। ਹਵਾਲਾ ਸਾਂਝਾ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸਹੀ ਖਾਤੇ ਦੇ ਵਿਰੁੱਧ ਪੁਸ਼ਟੀ ਲਈ ਪੁੱਛੋ।
ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਅੰਤਰ ਸੂਚੀ ਦੇ ਨਾਲ ਬੰਦ ਕਰੋ
ਤੁਲਨਾ ਨੂੰ ਇਕੱਠਾ ਕਰਨ ਲਈ DukaanMatic ਖਰੀਦ ਅਤੇ ਸਪਲਾਇਰ ਲੇਜ਼ਰ ਰਿਕਾਰਡ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਤਿੰਨ ਸੂਚੀਆਂ ਨਾਲ ਸਮਾਪਤ ਕਰੋ: ਮੇਲ ਖਾਂਦੀਆਂ ਐਂਟਰੀਆਂ, ਆਈਟਮਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰਨੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਤੇ ਸਪਲਾਇਰ ਦੀ ਉਡੀਕ ਕਰ ਰਹੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ। ਹਰੇਕ ਖੁੱਲ੍ਹੀ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਇੱਕ ਹਵਾਲਾ ਅਤੇ ਅਗਲੀ ਕਾਰਵਾਈ ਦਿਓ। ਬਿਆਨ ਅਤੇ ਮੇਲ ਮਿਲਾਪ ਰੱਖੋ। ਇਹ ਅਗਲੇ ਭੁਗਤਾਨ ਦੇ ਫੈਸਲੇ ਨੂੰ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇੱਕ ਲੇਖਾਕਾਰ ਨੂੰ ਸੁਨੇਹਿਆਂ, ਸਕ੍ਰੀਨਸ਼ੌਟਸ ਅਤੇ ਅਸਪਸ਼ਟ ਬਕਾਏ ਦੇ ਸੰਗ੍ਰਹਿ ਦੀ ਬਜਾਏ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਟ੍ਰੇਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।