దుకన్మాటిక్ వ్యాపార మార్గదర్శకాలు
సరఫరాదారు బిల్లులు, చెల్లింపులు మరియు రిటర్న్‌లను ఎలా సమన్వయం చేయాలి
మీ సరఫరాదారు ₹18,000 బాకీ ఉందని చెప్పారు. మీ లెడ్జర్‌లో ₹15,500 అని ఉంది. పెద్ద మొత్తంలో చెల్లించడం వల్ల ఓవర్ పేమెంట్ ఏర్పడవచ్చు; తనిఖీ చేయకుండా చిన్న మొత్తాన్ని చెల్లించడం వలన నిజమైన బిల్లు అస్థిరంగా ఉండవచ్చు. సయోధ్య అనేది డబ్బు చేతులు మారే ముందు వ్యత్యాసాన్ని వివరించే చిన్న పరిశోధన.
వ్యవధి మరియు ప్రారంభ బ్యాలెన్స్‌ను అంగీకరించండి
స్పష్టమైన ప్రారంభ మరియు ముగింపు తేదీని కవర్ చేసే ప్రకటన కోసం అడగండి. ముందుగా ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్ సరిపోల్చండి. ప్రస్తుత నెల ప్రారంభమయ్యే ముందు ఇరుపక్షాలు విభేదిస్తే, ఈ నెల ఇన్‌వాయిస్‌లను మాత్రమే సరిపోల్చడం సమస్యను పరిష్కరించదు. వివాదాస్పద ప్రారంభ మొత్తాన్ని కనిపించేలా ఉంచండి మరియు మునుపటి బిల్లులు, చెల్లింపులు లేదా క్రెడిట్‌లను కనుగొనండి. ఇదే పేరుతో ఉన్న వ్యాపారాలను కలపకుండా ఉండటానికి సరఫరాదారు ఖాతా గుర్తింపు మరియు GST వివరాలను వర్తించే చోట ఉపయోగించండి.
మొత్తం మాత్రమే కాకుండా సూచన ద్వారా బిల్లులను సరిపోల్చండి
సరఫరాదారు ఇన్‌వాయిస్ నంబర్, ఇన్‌వాయిస్ తేదీ, మొత్తం మరియు మీ కొనుగోలు పత్రం సూచనను తనిఖీ చేయండి. రెండు బిల్లులు ఒకే మొత్తాన్ని కలిగి ఉండవచ్చు. కాగితపు కాపీ మరియు ఇమెయిల్ చేసిన కాపీ రెండూ నమోదు చేయబడితే ఒక బిల్లు కూడా రెండుసార్లు కనిపిస్తుంది. సరిపోలిన పత్రాలను గుర్తించండి మరియు తప్పిపోయిన వాటిని విడిగా జాబితా చేయండి. ఒకటి కంటే ఎక్కువ డెలివరీలలో వస్తువులు వచ్చినట్లయితే, డెలివరీ స్లిప్ మరొక ఇన్‌వాయిస్ అని భావించే ముందు సరఫరాదారు వాటిని ఎలా బిల్ చేసారో నిర్ధారించండి.
పాక్షిక చెల్లింపులను జాగ్రత్తగా కేటాయించండి
రూ.10,000 చెల్లించాల్సిన ఓపెనింగ్ మరియు రూ.12,000 కొత్త బిల్లును ఊహించండి. మీరు ₹8,000 చెల్లించి, అంగీకరించిన ₹1,500 రిటర్న్ క్రెడిట్‌ని అందుకుంటారు. అంచనా ముగింపు చెల్లింపు ₹12,500. సప్లయర్ స్టేట్‌మెంట్‌లో ₹14,000 చూపిస్తే, మిస్ అయిన క్రెడిట్ అనేది ఒక సంభావ్య వివరణ. క్రెడిట్ పత్రాన్ని ఆమోదించినట్లుగా పరిగణించే ముందు దాన్ని నిర్ధారించండి. అభ్యర్థించిన వాపసు అనేది తప్పనిసరిగా సరఫరాదారు జారీ చేయడానికి అంగీకరించిన క్రెడిట్ కాదు.
తప్పిపోయిన చెల్లింపు నుండి బ్యాంక్ సమయాన్ని వేరు చేయండి
ప్రతి సరిపోలని చెల్లింపు కోసం, బదిలీ తేదీ, బ్యాంక్ సూచన మరియు మొత్తాన్ని ఉంచండి. రోజు ఆలస్యంగా చేసిన బదిలీ తర్వాత సరఫరాదారు రికార్డులకు చేరవచ్చు. ఒక బదిలీ అనేక బిల్లులను కవర్ చేస్తుందా లేదా అడ్వాన్స్‌ని కేటాయించకుండా వదిలేశారా అని కూడా తనిఖీ చేయండి. సరఫరాదారు ఇంకా సరిపోలనందున ఒకే చెల్లింపును రెండుసార్లు నమోదు చేయవద్దు. సూచనను భాగస్వామ్యం చేయండి మరియు సరైన ఖాతాకు వ్యతిరేకంగా నిర్ధారణ కోసం అడగండి.
చిన్న వ్యత్యాస జాబితాతో మూసివేయండి
పోలికను సమీకరించడానికి DukaanMatic కొనుగోలు మరియు సరఫరాదారు లెడ్జర్ రికార్డులను ఉపయోగించండి. మూడు జాబితాలతో ముగించండి: సరిపోలిన ఎంట్రీలు, మీరు సరిదిద్దాల్సిన అంశాలు మరియు సరఫరాదారు కోసం వేచి ఉన్న అంశాలు. ప్రతి ఓపెన్ ఐటెమ్‌కు సూచన మరియు తదుపరి చర్య ఇవ్వండి. ప్రకటన మరియు సయోధ్యను కలిసి ఉంచండి. ఇది తదుపరి చెల్లింపు నిర్ణయాన్ని సులభతరం చేస్తుంది మరియు అకౌంటెంట్‌కి సందేశాలు, స్క్రీన్‌షాట్‌లు మరియు వివరించలేని బ్యాలెన్స్‌ల సేకరణకు బదులుగా స్పష్టమైన మార్గాన్ని అందిస్తుంది.