डुकैनमैटिक बिजनेस गाइड
आपूर्तिकर्ता बिल, भुगतान और रिटर्न का मिलान कैसे करें
आपके आपूर्तिकर्ता का कहना है कि ₹18,000 बकाया है। आपका खाता ₹15,500 कहता है। बड़ी राशि का भुगतान करने से अधिक भुगतान हो सकता है; बिना जांच किए छोटी राशि का भुगतान करने से वास्तविक बिल असंतुलित हो सकता है। सुलह वह छोटी जांच है जो पैसे बदलने से पहले अंतर बताती है।
अवधि और आरंभिक शेष पर सहमति दें
एक स्पष्ट आरंभ और समाप्ति तिथि बताने वाला विवरण मांगें। पहले आरंभिक शेष की तुलना करें. यदि चालू माह शुरू होने से पहले दोनों पक्ष असहमत हैं, तो केवल इस माह के चालानों का मिलान करने से समस्या का समाधान नहीं हो सकता। विवादित प्रारंभिक राशि को दृश्यमान रखें और इसे पहले के बिलों, भुगतानों या क्रेडिट से ट्रेस करें। समान नाम वाले व्यवसायों के मिश्रण से बचने के लिए जहां लागू हो, आपूर्तिकर्ता के खाते की पहचान और जीएसटी विवरण का उपयोग करें।
बिलों का मिलान केवल राशि से नहीं, बल्कि संदर्भ से करें
आपूर्तिकर्ता चालान संख्या, चालान तिथि, राशि और अपने खरीद दस्तावेज़ संदर्भ की जांच करें। दो बिलों का योग समान हो सकता है। यदि एक कागजी प्रति और एक ईमेल की गई प्रति दोनों दर्ज की गई हों तो एक बिल दो बार भी प्रदर्शित हो सकता है। मिलान किए गए दस्तावेज़ों को चिह्नित करें और छूटे हुए दस्तावेज़ों को अलग से सूचीबद्ध करें। यदि सामान एक से अधिक डिलीवरी में आया है, तो डिलीवरी स्लिप को दूसरा चालान मानने से पहले पुष्टि करें कि आपूर्तिकर्ता ने उन्हें कैसे बिल दिया है।
आंशिक भुगतान सावधानीपूर्वक आवंटित करें
₹10,000 के शुरुआती भुगतान और ₹12,000 के नए बिल की कल्पना करें। आप ₹8,000 का भुगतान करते हैं और ₹1,500 का सहमत रिटर्न क्रेडिट प्राप्त करते हैं। अपेक्षित समापन देय ₹12,500 है। यदि आपूर्तिकर्ता विवरण ₹14,000 दिखाता है, तो गुम क्रेडिट एक संभावित स्पष्टीकरण है। क्रेडिट दस्तावेज़ को स्वीकृत मानने से पहले उसकी पुष्टि करें। अनुरोधित रिटर्न आवश्यक रूप से वह क्रेडिट नहीं है जिसे आपूर्तिकर्ता जारी करने के लिए सहमत हुआ है।
छूटे हुए भुगतान से बैंक का समय अलग करें
प्रत्येक बेजोड़ भुगतान के लिए, स्थानांतरण तिथि, बैंक संदर्भ और राशि रखें। दिन में देर से किया गया स्थानांतरण आपूर्तिकर्ता के रिकॉर्ड तक बाद में पहुंच सकता है। यह भी जांचें कि क्या एक हस्तांतरण में कई बिल शामिल हैं या क्या कोई अग्रिम आवंटित नहीं किया गया है। एक ही भुगतान को दो बार केवल इसलिए दर्ज न करें क्योंकि आपूर्तिकर्ता ने अभी तक इसका मिलान नहीं किया है। संदर्भ साझा करें और सही खाते के विरुद्ध पुष्टि के लिए पूछें।
एक संक्षिप्त अंतर सूची के साथ बंद करें
तुलना को इकट्ठा करने के लिए DukaanMatic खरीद और आपूर्तिकर्ता खाता बही रिकॉर्ड का उपयोग करें। तीन सूचियों के साथ समाप्त करें: मिलान की गई प्रविष्टियाँ, वे आइटम जिन्हें आपको सही करने की आवश्यकता है, और आपूर्तिकर्ता के लिए प्रतीक्षा कर रहे आइटम। प्रत्येक खुली वस्तु को एक संदर्भ और अगली कार्रवाई दें। बयान और सुलह को एक साथ रखें. इससे अगला भुगतान निर्णय आसान हो जाता है और एकाउंटेंट को संदेशों, स्क्रीनशॉट और अस्पष्टीकृत शेष राशि के संग्रह के बजाय एक स्पष्ट निशान मिलता है।