দুকানম্যাটিক ব্যবসায়িক নির্দেশিকা
সরবরাহকারীর বিল, অর্থপ্রদান এবং রিটার্ন কিভাবে সমন্বয় করা যায়
আপনার সরবরাহকারী বলেছেন ₹18,000 বকেয়া। আপনার খাতা বলছে ₹15,500। বড় পরিমাণ অর্থ প্রদান একটি অতিরিক্ত অর্থপ্রদানের সৃষ্টি করতে পারে; চেক না করে অল্প পরিমাণ অর্থ প্রদান করলে একটি প্রকৃত বিল অস্থির হয়ে যেতে পারে। পুনর্মিলন হল সংক্ষিপ্ত তদন্ত যা অর্থ পরিবর্তনের আগে পার্থক্য ব্যাখ্যা করে।
সময়কাল এবং খোলার ভারসাম্য সম্মত হন
একটি স্পষ্ট শুরু এবং শেষ তারিখ কভার একটি বিবৃতি জন্য জিজ্ঞাসা করুন. প্রথমে ওপেনিং ব্যালেন্স তুলনা করুন। যদি উভয় পক্ষই চলতি মাস শুরু হওয়ার আগে একমত না হয়, তবে শুধুমাত্র এই মাসের চালান মেলালে সমস্যা সমাধান করা যাবে না। বিতর্কিত খোলার পরিমাণ দৃশ্যমান রাখুন এবং এটিকে আগের বিল, অর্থপ্রদান বা ক্রেডিটগুলিতে ফিরে দেখুন। সরবরাহকারীর অ্যাকাউন্টের পরিচয় এবং জিএসটি বিশদ যেখানে প্রযোজ্য সেখানে ব্যবহার করুন একইভাবে নামযুক্ত ব্যবসার মিশ্রণ এড়াতে।
রেফারেন্স দ্বারা বিল মিলান, শুধু পরিমাণ নয়
সরবরাহকারীর চালান নম্বর, চালানের তারিখ, পরিমাণ এবং আপনার ক্রয়ের নথির রেফারেন্স পরীক্ষা করুন। দুটি বিল একই মোট থাকতে পারে। একটি কাগজের অনুলিপি এবং একটি ইমেলকৃত অনুলিপি উভয়ই প্রবেশ করানো হলে একটি বিল দুবার উপস্থিত হতে পারে। মিলিত নথিগুলি চিহ্নিত করুন এবং অনুপস্থিতদের আলাদাভাবে তালিকাভুক্ত করুন। যদি পণ্য একাধিক ডেলিভারিতে আসে, তাহলে ডেলিভারি স্লিপ অন্য চালান বলে ধরে নেওয়ার আগে সরবরাহকারী কীভাবে তাদের বিল করেছে তা নিশ্চিত করুন।
সাবধানে আংশিক পেমেন্ট বরাদ্দ
₹10,000 প্রদানযোগ্য একটি উদ্বোধনী এবং ₹12,000-এর একটি নতুন বিল কল্পনা করুন। আপনি ₹8,000 প্রদান করেন এবং ₹1,500 এর একটি সম্মত রিটার্ন ক্রেডিট পাবেন। প্রত্যাশিত সমাপনী প্রদেয় হল ₹12,500। যদি সরবরাহকারীর বিবৃতি ₹14,000 দেখায়, তাহলে অনুপস্থিত ক্রেডিট একটি সম্ভাব্য ব্যাখ্যা। ক্রেডিট নথিটিকে গৃহীত হিসাবে বিবেচনা করার আগে এটি নিশ্চিত করুন। একটি অনুরোধকৃত রিটার্ন অগত্যা একটি ক্রেডিট নয় যা সরবরাহকারী ইস্যু করতে সম্মত হয়েছে।
একটি অনুপস্থিত পেমেন্ট থেকে পৃথক ব্যাঙ্ক সময়
প্রতিটি অতুলনীয় অর্থপ্রদানের জন্য, স্থানান্তরের তারিখ, ব্যাঙ্ক রেফারেন্স এবং পরিমাণ রাখুন। দিনের দেরিতে করা একটি স্থানান্তর পরে সরবরাহকারীর রেকর্ডে পৌঁছাতে পারে। এছাড়াও একটি স্থানান্তর বেশ কয়েকটি বিল কভার করেছে কিনা বা অগ্রিম বরাদ্দ না করা হয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করুন। সরবরাহকারী এখনও এটি মেলেনি বলে একই অর্থপ্রদানকে দুবার প্রবেশ করাবেন না। রেফারেন্স শেয়ার করুন এবং সঠিক অ্যাকাউন্টের বিরুদ্ধে নিশ্চিতকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করুন।
একটি সংক্ষিপ্ত পার্থক্য তালিকা দিয়ে বন্ধ করুন
তুলনা একত্রিত করতে DukaanMatic ক্রয় এবং সরবরাহকারী লেজার রেকর্ড ব্যবহার করুন। তিনটি তালিকা দিয়ে শেষ করুন: মিলে যাওয়া এন্ট্রি, আইটেমগুলি আপনাকে সংশোধন করতে হবে এবং সরবরাহকারীর জন্য অপেক্ষারত আইটেমগুলি৷ প্রতিটি খোলা আইটেম একটি রেফারেন্স এবং একটি পরবর্তী কর্ম দিন. বিবৃতি ও মীমাংসা একসাথে রাখুন। এটি পরবর্তী অর্থপ্রদানের সিদ্ধান্তকে সহজ করে তোলে এবং একজন হিসাবরক্ষককে বার্তা, স্ক্রিনশট এবং অব্যক্ত ব্যালেন্সের সংগ্রহের পরিবর্তে একটি স্পষ্ট পথ দেখায়।