دُقانمیٹک بزنس گائیڈز
ایک مصروف دکان کے لیے عملے کی اجازت اور شفٹ ہینڈ اوور
جب کئی لوگ ایک ہی اکاؤنٹ استعمال کرتے ہیں، تو ایک سوال جیسا کہ "اس رقم کی واپسی کو کس نے منظور کیا؟" قیاس آرائی میں بدل سکتا ہے۔ واضح رسائی اور ایک مختصر حوالے سے عملے کو اعتماد کے ساتھ کام کرنے میں مدد ملتی ہے جبکہ مالک کو فیصلوں کا ایک کارآمد ریکارڈ ملتا ہے۔ مصروف ہفتہ کو زندہ رہنے کے لیے یہ عمل کافی آسان ہونا چاہیے۔
کام کے آس پاس رسائی تفویض کریں۔
فہرست بنائیں کہ ہر کردار کو عام شفٹ کے دوران کیا کرنے کی ضرورت ہے۔ کاؤنٹر کے عملے کو سیلز اور رسیدیں ریکارڈ کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ عملے کی خریداری کے افعال کے ایک مختلف سیٹ کی ضرورت ہے. DukaanMatic میں دستیاب اجازتوں کا جائزہ لیں اور ہر فرد کو ان کی ذمہ داریوں کے لیے مناسب رسائی دیں۔ حساس تبدیلیاں، اکاؤنٹ ایڈمنسٹریشن اور غیر معمولی منظوریوں کو مالک کے لاگ ان کا اشتراک کرنے کے بجائے مجاز لوگوں کے ساتھ رکھیں۔
انفرادی اکاؤنٹس استعمال کریں جہاں معاونت ہو۔
ایک نامزد اکاؤنٹ ریکارڈ شدہ کارروائی کی پیروی کرنا آسان بناتا ہے۔ جب کوئی کردار تبدیل کرتا ہے یا چھوڑ دیتا ہے تو یہ رسائی کو ہٹانے کو بھی زیادہ درست بناتا ہے۔ گروپ چیٹ میں مشترکہ پاس ورڈ ڈالنے یا کاؤنٹر کمپیوٹر پر مراعات یافتہ اکاؤنٹ کھلا چھوڑنے سے گریز کریں۔ کردار کو تبدیل کرنے کے بعد رسائی کو چیک کریں تاکہ وہ شخص اب بھی غیر ضروری اجازتوں کو برقرار رکھے بغیر اپنا مطلوبہ کام مکمل کر سکے۔
مستثنیات کے ہونے سے پہلے ان کی وضاحت کریں۔
فیصلہ کریں کہ معمول کی کاغذی کارروائی، قیمت کی ایڈجسٹمنٹ، اسٹاک کی اصلاح یا منظور شدہ شرائط کے علاوہ کریڈٹ سیل کے بغیر کون رقم کی واپسی کی منظوری دیتا ہے۔ عملے کو اس شخص تک پہنچنے کا ایک عملی طریقہ دیں۔ ایک قاعدہ جو صرف یہ کہتا ہے کہ "مالک سے پوچھیں" جب مالک دستیاب نہ ہو تو اس پر عمل کرنا مشکل ہوتا ہے۔ جہاں بھی ورک فلو اجازت دیتا ہے وہاں فیصلہ اور معاون حوالہ کو لین دین کے ساتھ رکھیں۔
ایک ہینڈ اوور لکھیں جس پر عمل کیا جا سکے۔
ایک اچھی ہینڈ اوور میں بند ہونے والی نقدی کی گنتی، زیر التواء ڈیجیٹل رسیدیں، کارروائی کے منتظر آرڈرز، معائنے کے منتظر سامان کی واپسی اور نظرثانی کی ضرورت والی اندراجات شامل ہیں۔ رقم یا دستاویز کا حوالہ اور اگلا ذمہ دار شخص شامل کریں۔ "براہ کرم اکاؤنٹس چیک کریں" مبہم ہے۔ "انوائس 104 کی رسید غیر مصدقہ ہے؛ ادائیگی کے حوالہ کو طے شدہ نشان زد کرنے سے پہلے اس کا جائزہ لیں" اگلی شفٹ ایک واضح کارروائی فراہم کرتی ہے۔
رسائی اور حوالگی کا ایک ساتھ جائزہ لیں۔
مثال کے طور پر، اگر عملے کا ایک رکن واپسی کو ریکارڈ کر سکتا ہے لیکن رقم کی واپسی کو منظور نہیں کر سکتا، تو ہینڈ اوور کو ظاہر کرنا چاہیے کہ کون سے منظور شدہ شخص کو کیس ختم کرنا چاہیے۔ غیر حل شدہ اشیاء کو غیر معینہ مدت تک آگے لے جانے کی بجائے اگلی شفٹ کے آغاز پر ان کا جائزہ لیں۔ وقتاً فوقتاً عملے کی رسائی کا معائنہ کریں، خاص طور پر کردار میں تبدیلی کے بعد۔ مقصد ذمہ داری کا ایک قابل اعتماد سلسلہ ہے، اضافی شکلوں کا نہیں۔ ایک صفحے کے معمول کے ساتھ شروع کریں اور بار بار چلنے والا فرق ظاہر ہونے پر اسے ایڈجسٹ کریں۔