डुकैनमैटिक बिजनेस गाइड
व्यस्त दुकान के लिए स्टाफ की अनुमति और शिफ्ट हैंडओवर
जब कई लोग एक ही खाते का उपयोग करते हैं, तो एक प्रश्न जैसे "इस धनवापसी को किसने मंजूरी दी?" अनुमान में बदल सकता है. स्पष्ट पहुंच और संक्षिप्त हैंडओवर से कर्मचारियों को आत्मविश्वास से काम करने में मदद मिलती है, जबकि मालिक को निर्णयों का उपयोगी रिकॉर्ड मिलता है। व्यस्त शनिवार से बचने के लिए प्रक्रिया इतनी सरल होनी चाहिए।
कार्य के चारों ओर पहुंच निर्दिष्ट करें
सूचीबद्ध करें कि सामान्य बदलाव के दौरान प्रत्येक भूमिका को क्या करने की आवश्यकता है। काउंटर स्टाफ को बिक्री और प्राप्तियों को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता हो सकती है; क्रय स्टाफ को कार्यों के एक अलग सेट की आवश्यकता होती है। DukaanMatic में उपलब्ध अनुमतियों की समीक्षा करें और प्रत्येक व्यक्ति को उनकी जिम्मेदारियों के अनुरूप पहुंच प्रदान करें। स्वामी लॉगिन साझा करने के बजाय अधिकृत लोगों के साथ संवेदनशील परिवर्तन, खाता प्रशासन और असाधारण अनुमोदन रखें।
जहां समर्थित हो वहां व्यक्तिगत खातों का उपयोग करें
एक नामित खाता रिकॉर्ड की गई कार्रवाई का पालन करना आसान बनाता है। जब कोई व्यक्ति भूमिका बदलता है या छोड़ देता है तो यह पहुंच निष्कासन को और अधिक सटीक बना देता है। समूह चैट में साझा पासवर्ड डालने या काउंटर कंप्यूटर पर विशेषाधिकार प्राप्त खाता खुला छोड़ने से बचें। भूमिका बदलने के बाद पहुंच की जाँच करें ताकि व्यक्ति अनावश्यक अनुमतियाँ बरकरार रखे बिना भी अपना आवश्यक कार्य पूरा कर सके।
अपवादों को घटित होने से पहले परिभाषित करें
तय करें कि सामान्य कागजी कार्रवाई, मूल्य समायोजन, स्टॉक सुधार या सहमत शर्तों से परे क्रेडिट बिक्री के बिना रिफंड को कौन मंजूरी देता है। कर्मचारियों को उस व्यक्ति तक पहुंचने का व्यावहारिक तरीका बताएं। एक नियम जो केवल कहता है "मालिक से पूछें" का पालन करना मुश्किल है जब मालिक अनुपलब्ध हो। जहाँ भी वर्कफ़्लो इसकी अनुमति देता है, लेन-देन के साथ निर्णय और सहायक संदर्भ रखें।
एक हैंडओवर लिखें जिस पर कार्रवाई की जा सके
एक अच्छे हैंडओवर में समापन नकदी गणना, लंबित डिजिटल रसीदें, कार्रवाई की प्रतीक्षा कर रहे आदेश, निरीक्षण की प्रतीक्षा में लौटाए गए सामान और समीक्षा की आवश्यकता वाली प्रविष्टियां शामिल होती हैं। एक राशि या दस्तावेज़ संदर्भ और अगला जिम्मेदार व्यक्ति शामिल करें। "कृपया खातों की जाँच करें" अस्पष्ट है। "चालान 104 की रसीद अपुष्ट है; भुगतान संदर्भ को निपटान के रूप में चिह्नित करने से पहले उसकी समीक्षा करें" अगली पारी को स्पष्ट कार्रवाई देता है।
पहुंच और हैंडओवर की एक साथ समीक्षा करें
उदाहरण के लिए, यदि एक स्टाफ सदस्य रिटर्न रिकॉर्ड कर सकता है, लेकिन रिफंड स्वीकृत नहीं कर सकता है, तो हैंडओवर में यह दर्शाया जाना चाहिए कि किस स्वीकृत व्यक्ति को मामले को पूरा करना होगा। अनसुलझे मुद्दों को अनिश्चित काल तक आगे बढ़ाने के बजाय अगली पाली की शुरुआत में उनकी समीक्षा करें। समय-समय पर कर्मचारियों की पहुंच का निरीक्षण करें, खासकर भूमिका में बदलाव के बाद। उद्देश्य जिम्मेदारी की एक भरोसेमंद श्रृंखला है, अतिरिक्त रूप नहीं। एक पृष्ठ की दिनचर्या से शुरुआत करें और बार-बार अंतराल दिखाई देने पर इसे समायोजित करें।