डुकैनमैटिक बिजनेस गाइड
नकारात्मक स्टॉक: मात्रा बदलने से पहले कारण का पता लगाएं
जब शेल्फ पर बक्से हों तो माइनस चार यूनिट दिखाने वाली स्टॉक रिपोर्ट चिंताजनक हो सकती है। रिपोर्ट सिस्टम में दर्ज किए गए लेनदेन का वर्णन कर रही है, शेल्फ की गिनती नहीं कर रही है। संतुलन मात्रा जोड़ने से पहले, पता लगाएं कि कौन सा मूवमेंट गायब है या गलत तरीके से रिकॉर्ड किया गया है।
एक आइटम और एक स्थान चुनें
सटीक आइटम कोड, प्रकार, इकाई और भंडारण स्थान से प्रारंभ करें। समान उत्पाद नाम अक्सर अलग-अलग पैक आकार छिपाते हैं। बारह के एक कार्टन और एक खुली इकाई को स्पष्ट रूपांतरण के बिना समान मात्रा के रूप में नहीं माना जा सकता है। चयनित आइटम के लिए भौतिक स्टॉक की गणना करें और एक उपयोगी स्नैपशॉट रिकॉर्ड करने के लिए पर्याप्त देर तक गतिविधियों को रोकें। गिनती के समय पर ध्यान दें ताकि बाद में की गई बिक्री को कोई त्रुटि न समझा जाए।
दिनांक क्रम में आंदोलन का पुनर्निर्माण करें
प्रारंभिक मात्रा, खरीदारी, बिक्री, ग्राहक रिटर्न, आपूर्तिकर्ता रिटर्न और समायोजन को क्रम से पढ़ें। उदाहरण के लिए, एक वस्तु पांच इकाइयों से शुरू होती है और सात बेची जाती हैं, उत्पादन शून्य से दो होता है। यदि उन बिक्री से पहले दस इकाइयों की डिलीवरी आ गई, लेकिन इसकी खरीद प्रविष्टि गायब है, तो वास्तविक डिलीवरी को रिकॉर्ड करने से शेष राशि आठ हो जाएगी। एक अस्पष्टीकृत दो-इकाई समायोजन जोड़ने से समस्या का केवल एक हिस्सा छिप जाएगा।
समय और इकाई की गलतियों को देखें
जांचें कि आपूर्तिकर्ता चालान दर्ज करने से पहले माल प्राप्त हुआ था या नहीं। फिर डुप्लिकेट बिक्री, लगभग समान आइटम के तहत सहेजी गई खरीदारी, गलत स्थान पर दर्ज किए गए रिटर्न और पिछली तारीख वाले लेनदेन की जांच करें। यदि दस डिब्बों को दस इकाइयों के रूप में दर्ज किया गया था, तो केवल मात्रा को सही करने से इकाई लागत गलत हो सकती है। स्रोत दस्तावेज़ और मूल्यांकन के साथ-साथ टुकड़ों की संख्या की समीक्षा करें।
स्पष्ट स्पष्टीकरण के साथ स्रोत को सही करें
जहां मूल लेनदेन गलत है, समर्थित सुधार या रिवर्सल वर्कफ़्लो का उपयोग करें और दस्तावेज़ संदर्भ को सुरक्षित रखें। यदि अंतर वास्तविक हानि, क्षति या गणना भिन्नता है, तो कारण और सहायक गणना के साथ अधिकृत स्टॉक समायोजन रिकॉर्ड करें। उन लेनदेन को हटाने से बचें जिन पर अन्य रिकॉर्ड निर्भर हैं। बाद में स्टॉक बहीखाता की जाँच करने वाले को मूल गलती और सुधार दोनों को समझने में सक्षम होना चाहिए।
वापस लौटने पर वही समस्या रोकें
DukaanMatic में, खरीद प्रविष्टियों, बिक्री और स्टॉक गतिविधियों की समीक्षा को प्राप्त करने की दिनचर्या का हिस्सा बनाएं। सामान आने पर इकाइयों और आइटम कोड की जांच करने के लिए एक व्यक्ति को नियुक्त करें। धीमी गति से चलने वाले स्टॉक की तुलना में बार-बार बेची जाने वाली वस्तुओं की अधिक बार समीक्षा करें, और क्षतिग्रस्त या लौटाए गए सामान को तब तक अलग रखें जब तक कि उनकी स्थिति तय न हो जाए। महीने के अंत में बड़े पैमाने पर सफाई की तुलना में एक छोटी दैनिक अपवाद समीक्षा को बनाए रखना आसान है। मापें कि क्या अस्पष्ट मतभेद कम हो रहे हैं, न कि केवल यह कि क्या रिपोर्ट ने ऋण चिह्न दिखाना बंद कर दिया है।